采购与应付子系统总结.pptVIP

第四章 采购与应付子系统 本章从采购与应付账款循环的业务流程与数据流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、处理和输出等日常业务处理，以及该系统的其他与管理有关的模块功能。 学习目的 描述采购业务流程 说明采购业务中采用的控制措施 掌握系统初始化的流程 了解采购子系统内部单据业务的关系及与总账的联系 掌握采购子系统日常业务操作的流程 参考教材及资料 《会计信息系统》薛祖云主编，厦门大学出版社，2006年7月 《电算化会计信息系统》胡仁昱、嵇俊康、郭宗文编著，清华大学出版社，2004年1月 《会计信息系统》 [美]George H. Bodnar著，清华大学出版社，2006年4月 《金喋K/3标准财务培训教材》 金喋公司有限公司编，2007年1月 《会计管理信息系统》杨周南主编，首都经济贸易大学出版社，2004年1月 第一节 采购与应付子系统概述 一、采购管理 采购管理的目的： ☆减少资金的占用 ☆减少经营的风险和存储的成本，把库存减少到最低可接受程度 采购管理的内容： ★实际采购量的控制 ★采购成本的控制 ★货款结算的控制 第二节 采购与应付子系统流程分析 一、采购业务流程 采购是指选择货源、发出订单、取得货物或者获得服务的业务过程。其一般步骤如下： ※决定需求 ※选择货源 ※请求报价 ※选择供应商 ※发出购买订单 ※验收货物 ※确认发票 ※付款 ERP信息系统可以存储和处理大量有关采购业务流程的信息。SAP R/3利用其材料管理模块来支持采购业务，它为采购业务流程内所需文件信息的建立和交换提供了一种在线且完全集成的系统。 第三节 采购与应付子系统数据代码 及其主要功能模块 一、数据代码设计 采购与应付子系统的数据代码有存货代码、存货类别代码、仓库代码、部门代码、供应商代码等。 采购及存货子系统中有关采购、应付账款的所有数据处理都是围绕供应商这个中心环节而设计的。必须为每一个供应商进行编码。供应商代码一般也采用群码方式进行设计，以便根据采购管理、往来账管理和提供各种采购信息的需要进行分类、汇总。 供应商编码一般应包括供应商所属国家、地区以及供应商单位性质等信息。 第四节 采购与应付子系统初始化设置 初始化设置是为用户在计算机上处理自己企业的采购与应付业务提供一个合适的运行环境而设计的模块，其目的是使通用的采购与应付业务管理系统能够适应本企业采购与应付业务的管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处理发生时对已有的设置进行修改的平台。 初始化设置主要内容包括：供应商档案设置、部门档案设置、职员档案设置、结算方式设置、付款条件设置、采购类型设置、单据设计以及年初建账等。 第五节 采购与应付子系统日常业务处理 一、系统的数据输入 （一）数据输入的类型 1、初始数据的输入 2、和其他子系统集成时自动调入数据 3、日常交易数据的输入 1、应如何应对采购业务中的诚信问题 2、请选择两外会计软件进行差异化比较 （二）现金支出（货款支付） 现金支出部门从应付账款部门取得有关的支票和凭单，在对支票和凭单进行必要的检查后，在支票上签字盖章，将相关凭单注销并按号码整理归档。 凭单支票 凭单 在支票上签字 凭单支票 凭单 支票签字 后取消凭单 过账 支票登记簿 凭单支票 控制汇总 总账 直接付款 应付账款 货款支付 （三）总分类账 总分类账部门从应付账款部门接到日记账凭证，从现金支出部门接到控制总额。将两个金额比较核对，确定一致后记入总分类账。 控制汇总 日记账凭证 出纳 应付账款 比较过账 总账处理 控制汇总 日记账凭证 总账 总账登记 四、采购与应付子系统的数据文件 （一）基础数据文件 供应商档案文件、部门档案文件、结算方式文件、付款条件文件、存货档案文件等 （二）业务数据文件 1、采购订单文件 2、入库单文件 3、采购发票文件 4、付款单文件 5、应付账款文件 ×× ×××× ×××× 供应商序号 城市或地区区号 区域编码 用10位代码表示供应商代码的编码规则 二、系统主要功能模块 系统主要功能模块应包括： ◆初始化模块 ◆业务单据输入