撰写有效商业函件.docxVIP

目录一、说服您的受众21.1商务提案21.2头脑风暴31.3雄辩41.4类比式论辩51.5如何撰写具有说服力的提案6二、撰写执行总结82.1执行总结8三、使用视觉图像113.1视觉图像113.2视觉图像类型123.3如何使用视觉图像14一、说服您的受众1.1商务提案商务提案是一种论点和事实的演示，它的主要目的是说服他人同意执行行动方式。由于提案可能会遇到反对，因此它们经常采取间接结构，通过一系列论点来构建主要提案。经常以被动语态撰写提案以减弱其中的对抗性。商务提案的长度从电子邮件到长篇报告不等。对于预计几乎不会有反对者的提案，您可以使用直接方法，系统地概述提案的步骤。但如果您感觉您的提案具有争议，您将在介绍提案之前加强对问题的分析。以承认共同点开始这一间接段落。通过使用被动句，该段落为对提案展开详细讨论列出基础工作。1.2头脑风暴头脑风暴是一种收集信息和生成多种观点的技巧，使您能够创新地思考问题和解决方案。例如：Charles 花费了一个小时针对公司是否要对瑜伽班的赞助展开了头脑风暴活动。他的想法范围很广，包括从人类环境改造学和工作场所的姿势之类的合理想法到绿茶和抗氧化剂之类的发散思维。对结果进行调查后，Charles 了解到他的想法中大多数可以归类为与使用计算机工作引起的身体问题、这些问题的解决方案以及成本。扩展阅读：其他产生想法的技巧：还有其他标准方法以产生创意，可以单独使用这些创意或者与头脑风暴结合使用。技巧说明问题与解决方案分类账您将纸或者白板分成三个独立的部分：数据、结论和提案。您应该先记录所有与问题搭边的现有事实，然后将数据归纳到结论列中。通过系统地对列进行归纳，通常您的解决方案会变得清晰。新闻法像侦探一样，您询问谁、什么、何时、何地、为什么， 以及如何。 通过追击所有这些问题，您可以避免中心论点过窄。问答链您应该从别人的观点思考问题。您应该提出一个有难度的问题，然后试图完整地对其进行回答。通常，从您的回答中会引发出其他问题（因此称为问题 - 回答“链”）。继续该流程直到所有问题都不存在。故事叙述通过头脑风暴得出事实后，将这些事实组织成连贯的叙述。这使您可以了解哪些是必要的信息。1.3雄辩1.3.1雄辩您的立场雄辩是说服性的语言，它结合理由和情绪感染。它的逻辑必须正确并且不会导致不恰当的论点，同时，它必须通过吸引受众的兴趣来满足他们的需求。 例如：Carlos 已经为在艺术画廊添置昂贵的安全性设备撰写了提案大纲。他以精简的风格撰写了前三个观点。 但是 Carlos 了解到画廊的理事会将会反对将更多的钱使用在安全而不是新作品的收集上。因此他为逻辑大纲构建了一个添加了情绪感染语言的开头段落。扩展阅读：不恰当的论点：您需要避免在构建论点时产生逻辑上的谬误。下表描述了一些您应该避免使用的不恰当的论点。论点说明稻草人构建很弱的能够轻易被驳倒的抗辩。通过无法充分地表达反对论点，您将自己暴露于攻击之下。人身攻击试图侮辱观点的作者而不是观点本身。例如，攻击一些人居住在市郊而不是驳斥他们对于市区重建的计划，这是不恰当的人身攻击。循环论证以假设形式使用各种词句重申观点的结论。“需要调高税收，因为城市需要更多收入”这样的句子仅仅是说需要提高税收，因为税收应该被提高，这就是循环论证。随大流方法试图通过行为的流行度对其进行判断。例如，如果您争辩受质疑的会计实践是合法的，因为它们非常普遍，那么您犯了随大流论点的错误。在原因后冲动地下结论将两个仅仅在时间或者空间上关联的事务归结为因果关系。例如，将导致经济低迷的原因归结为新一届地方官员的选举将会使许多复杂的关系单一化，并且被不正确的归因于一件事情。1.4类比式论辩类比式论辩是对两个特殊的事务进行比较以试图说服受众采取类似的行动方式。进行有效类比的两件事物必须结构类似并且没有使类比失效的重大区别。有效的类比式论辩发觉两个示例之间的区别，但是强调类比仍然成立。这一类比比较皮鞋生产商和茶叶商面临的类似问题。类比能够察觉到它们之间的不同，但是争辨类比仍然合理。 在业务实践与 19 世纪血汗工厂之间进行的类比过于夸张并且不可靠，使用该类比只能引起情绪反应。当对手质疑比较的有效性时，这样的类比只会适得其反。1.5如何撰写具有说服力的提案有效的商务提案通过满足受众的需求，结合逻辑和情绪感染，并在必要时使用间接方法来说服受众。资源：要说服您的受众，请遵循以下准则：关于主题的头脑风暴创意。以尚未得出结论的普通主题开始（例如“公共汽车新终点站的可能场所”）。记录任何出现在头脑中的关于普通主题的内容。生成判断每个细节之间相关性的标准，然后系统地排除不符合您标准的细节。使用由头脑风暴会议提议的标准组织模型。使用产生创意的各种技巧，直到您具有足够的信息来制作一份提案。分析您的受众，确保您已经预计到各个派系的论点。确定您的