浪潮协同办公系统的介绍.docVIP

协同办公系统 一、公文管理 公文管理侧重于日常办公的文件的管理，分别是内部文件处理和外部来文处理；外部来文可以通过扫描录入系统，内部文件处理和外部来文处理都和档案管理结合在一起，以案件、案卷的方式进行归档，对于档案作借阅申请、审批、登记、归还等操作。无论是内部和外部文件，根据内容不同，对口的部门和处理的要求不同，选择不同的审批流程。以公文为例，公文拟制发起，经过会签，签发，传阅等。可以自动套用红头，加盖电子印章，重要的文件集中打印。 公文在流转的过程中，不同部门、不同岗位职责的人在对公文做修改时，可以保留痕迹，不同的人修改痕迹颜色不同，同时区分增加或删除，可以隐藏痕迹。 收文处理 实现如下流程：文件登记、拟办意见、领导批办、部门承办、结果跟踪、归档处理。可以对收文进行汇总、统计、分类、检索、筛选等功能，工作人员可以随时通过图形化界面了解流转的状态，管理人员可以形成各种文件汇总表和清单。 发文处理 实现如下流程：拟文文件、会签办理、领导签发、核稿复核、编写文号、套用红头、校对打印、文件归档。工作人员可以随时查询发文流转的状态，管理人员可以形成各种文件汇总表和清单。 流程追踪 对于公文流转的流程，系统提供图形化的跟踪查询功能，具有相应权限的用户，可以随时掌握公文流转的位置，流转的过程，以及流转过程中的各种相关信息。 文件归档 对电子化文档进行智能管理。包括收发的公文、领导讲话稿、各级政府部门通知、各级会议决议等等。归档管理中将实现完善的权限控制，不同级别、不同权限的用户，只能看到被允许看到的文档。 实时统计、查询 在系统中流转的公文，都可以方便地进行查询统计，生成各种统计报表。 定制各类公文模板 用户可以根据自己的需要，灵活定制各类公文模板，，当到达套红环节时，可以使用这些红头模板和版记模板自动为文档套版。传统公文在定稿之后，一般由文印人员排版、开版，然后套印在事先印刷好的红头稿纸上。而经过套红之后的公文用打印机即可完成，无需进行开版印刷，节省时间和费用。  档案管理 本模块提供基于件号和基于案卷这两种模式的档案管理功能。基于件号是指以全宗号、件号、机构（问题）等为维度对档案进行登记、管理；基于案卷是指以案卷、档案夹、库位等为维度对档案进行登记、管理。 档案管理符合国家档案局颁布的《归档文件整理规则》，基于件号的管理办法采用了与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对文件材料归档整理工作的许多环节进行调整或简化，因此体现了一些新特点：取消案卷、卷内文件两级目录，以“件”为单位的归档文件目录。实行文件级管理。 电子印章 协同办公系统中支持电子印章和电子签名功能。 印章制作：电子印章是通过集成的电子印章系统制作而成的。电子印章系统完全符合《电子签名法》所规定的安全电子签名条款，通过公安部审查，取得销售许可证。电子印章系统将扫描实物印章样式和内容，生成电子印章图形，再将印章与数字证书一并加密保存在智能钥匙盘（U盘）中，智能钥匙盘（U盘）可以视同为电子印章。 印章使用：电子印章的使用和管理与实物印章无异，需要使用单位指定部门和人员妥善管理。需要盖章时，电子印章管理人员插入钥匙盘并输入密码，在需要盖章的文件上加盖电子印章。 电子印章和实物印章是一一对应的，单位或企业的印章管理员同时管理相对应的电子印章即可。 电子签名的概念、制作方法与电子印章一样，也是通过数字技术模拟传统手工签名。签名后的文件同样具有不可更改性。 四、信息发布 信息发布是将新闻、业界动态、通知公告等信息集中管理，并通过信息的某些共性进行分类，最后系统化、标准化发布。 信息通过一个操作简单的界面加入数据库，然后通过已有的模板格式与审核流程发布到桌面的相关栏目上。这样大大减轻了更新维护的工作量，时时保持办公系统的活动力和影响力。 信息类别管理：类别管理为整个办公桌面的灵活高效提供了可能性，管理员可随时调整各类别，都可以根据需要增加、修改或删除。 信息管理：信息管理实现办公桌面内容的更新与维护，提供在后台输入、查询、修改、删除各信息类别和专题中的具体信息的功能。 情报收集：可以根据用户需要，定制情报信息收集功能，按照用户关注点，自动从网络上抓取相关信息，呈现给相关用户。 五、个人桌面 协同办公系统个人桌面，又称个人工作台，是一种符合WEB 2.0的用户操作界面， 协同办公系统的人性化支持在个人桌面上得到了充分体现，对个性化的支持是个人桌面的主要特色，通过简单设置，用户80%以上的工作，都可以在个人桌面上得以完成，完全符合实用性、易用性的“80/20”原则。在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，进行自己的