中文Office2003实用教程第8章节数据管理和打印工作表.pptVIP

第8章 数据管理和打印工作表 Excel 2003的一个强大的功能就是进行数据管理，在Excel中可以对数据进行排序、筛选和分类汇总等操作，这部分内容是Excel的重点知识。 本章要点 8.1 教师授课情况统计表 8.2 打印“销售预算表” 习题 8 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 8.1 教师授课情况统计表 8.1.1 数据清单 Excel对数据进行筛选等操作的依据是数据清单，所谓数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表。从定义可以看出数据清单是一种有特殊要求的表格，它必须要由两部分构成，即表结构和纯数据。 在Excel 2003中对数据清单执行查询、排序和汇总等操作时，自动将数据清单视为数据库，数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。 1．建立数据清单的规则 表结构是数据清单中的第一行列标题，Excel将利用这些标题名进行数据的查找、排序和筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象，不允许有非法数据出现。因此，在Excel创建数据清单要遵守一定的规则。 （1）在同一个数据清单中列标题必须是惟一的。 （2）列标题与纯数据之间不能用分隔线或空行分开。如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。 （3）同一列数据的类型、格式等应相同。 （4）在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中使用。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 8.1 教师授课情况统计表 （5）尽量避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在进行筛选时可能会被隐藏。 （6）在纯数据区不允许出现空行。 （7）在工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空白行或一空白列。 2．使用记录单建立数据清单 用记录单建立数据清单的具体操作步骤如下。 （1）新建一个工作簿，将“Sheet1”工作表命名为“销售统计”，在数据清单的首行依次输入各个字段，如图8-1-2所示。 （2）在要加入记录的数据清单中选定任一个单元格（本例中因为总价是要计算出来的，所以要选中F3单元格，在其中输入公式“＝D3*E3”，并将其复制到这一列的其他单元格中）。 （3）单击“数据”→“记录单”菜单命令。 （4）如果在第一行下面没有数据，则屏幕上会出现如图8-1-3所示的提示对话框，请用户仔细阅读对话框的内容，然后单击“确定”按钮（本例中已经输入了公式所以不会出现该对话框）。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 8.1 教师授课情况统计表 图8-1-3　Excel的提示对话框 图8-1-2　首行依次输入各个字段 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 8.1 教师授课情况统计表 （5）这时屏幕上出现了如图8-1-4所示的对话框，该对话框标题栏上的名字是工作表的名字。在各个字段中输入新记录的值，要移动到下一个字段中，请按Tab键。 （6）当输完所有的记录内容后，按Enter键（或单击“新记录”按钮）即可加入一条记录，同时出现等待新建记录的记录单。 （7）重复操作步骤（5）、（6）输入更多的记录。 （8）当输入所有记录后，单击“关闭”按钮，就会看到在清单底部加入了新增的记录。 3．修改数据清单 （1）追加新的记录：追加新记录有两种方法，一种是直接在单元格中输入，另一种是使用记录单。 直接在单元格中输入的方法：在要插入记录的行号下方选中某一单元格，单击“插入”→“行”菜单命令，插入新的一行，在这行里输入数据。 使用记录单的方法：单击“数据”→“记录单”菜单命令，弹出记录单的对话框，用新建数据清单相同的方法可以输入追加的新记录。 （2）修改记录：修改数据清单中的记录有两种方法，一种是直接在相应的单