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第三章 办公事务管理 第一节 办公事务岗位职责 一、办公事务主管岗位职责 办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其主要职责如图3-1所示。 图3-1 办公事务主管岗位职责 二、办公事务专员岗位职责 办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如图3-2所示。 图3-2 办公事务专员岗位职责 三、行政办公秘书岗位职责 行政办公秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责如图3-3所示。 图3-3 行政办公秘书岗位职责 第二节 办公事务管理制度 一、办公设备管理制度 以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。 制度 名称 办公设备管理制度 编 号 执行部门 第1章 总则 第1条 目的 为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。 第2章 办公设备购买 第3条 各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。 第4条 对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。 第3章 电脑使用管理 第5条 专人专管 1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。 2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。 第6条 操作规定 1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。 2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。 3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。 第7条 病毒防护 1．尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。 2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。 3．所有电脑不得安装游戏软件。 4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。 5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。 6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。 第8条 硬件保护 1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。 2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。 3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。 4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。 5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。 6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。 第9条 电脑保养 1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。 2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。 3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。 第4章 电话使用管理 第10条 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。 第11条 各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。 第12条 长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。 第13条 禁止因私事拨打长途电话。 第5章 打印机、复印机使用管理 第14条 打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。 第15条 打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。 第16条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。 第6章 传真机使用管理 第17条 传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。 第18条 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。 第19条 建立传真登记、签收制度，并立档备案。 第20条 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。 第7章 其他办公设备使用管理 第21条 公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。 第22条 办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。 第23条 办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。 第8章 办公设备使用监管 第24条 公