档案管理编绘终稿.ppt

文书档案管理编绘 长春科瑞实业有限公司 2011年4月11日 档案管理的类别按文件类型分类 档案管理 文书 档案 工程 档案 实物 档案 声像 档案 会计 档案 一、文书档案管理1、分类 公文类 合同类 声像、 实物类 知识产权类 诉讼类 行政统计月报 大事记 会议纪要 工作联系函 签报 资信类 财务类 文书档案 员工档案 薪资福利 培训教育 人力资源 管理类 行政合同 开发协议 IT合同 其他类 公司重大会议 重大活动记载 及相关照片、 光盘 世茂内刊、投资 发展地块信息 、印刷样品 及电子图档 公司沿革类 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 贷款合同 抵押担保合同 会计移交清册 年度财务报告 （决算） 固定资产 卡片 会计 账簿类 汇总凭证 记账凭证 总账 明细账 日记账 辅助账本 月、季度 财务报告 税务申报表 财务 报告类 银行余额调节表 银行对账单 原始凭证 2、管理部门及其职责 人事部门专职负责 财务部门专职负责 公文类 合同类 声像、 实物类 知识产权类 诉讼类 行政统计月报 大事记 会议纪要 工作联系函 签报 资信类 证照类 财务类 文书档案 员工档案 薪资福利 培训教育 人力资源 管理类 行政合同 开发协议 IT合同 其他类 公司重大会议 重大活动记载 及相关照片、 光盘 世茂内刊、投资 发展地块信息 、印刷样品 及电子图档 公司沿革类 银行余额调节表 银行对账单 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 贷款合同 抵押担保合同 会计移交清册 年度财务报告 （决算） 固定资产 卡片 会计 账簿类 汇总凭证 记账凭证 原始凭证 会计 凭证类 总账 明细账 日记账 辅助账本 月、季度 财务报告 税务申报表 财务 报告类 3、文书档案的收集、整理和立卷 各部门兼职档案管理人员根据本部门业务情况，依照《文书档案范围及代码一览表》(附件1）进行日常收集。 归档的文件按照文件的种类设置”案卷类目“，按年度存放于文件夹内，做好平时”预立卷“工作。 归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。 归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。 4、文书档案的编制和装订 填写卷内目录要求：参见附件5 （1）序号：文件排列的顺序号 （2）文件编号：文件发文编号 （3）发文者：拟写该文件的人员 （4）文件名称：应完整填写文件材料上的标题 （5）发文日期：文件材料形成时间（文末落款时间），并用XX-XX-XX表示 （6）页次：该文件在案卷中所处的位置（页码） （7）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代的） 填写卷内备考表的要求：（参见附件6） （1）本卷情况说明：注明本案卷的件数和页数。如案卷中存在复印件替代原件归档的，应注明原件的存放点。 （2）立卷人：负责立卷的兼职档案人员的签名 （3）检查人：集团（各项目）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名 （4）完成立卷日期：该案卷通过合格检查的日期。 编码要求 （1）卷内文件应按前后排列顺序依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。 （2）空白页不编号。 文件归档号的编写 （1）文件归档号必须与文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。 （2）文件归档号由公司和部门的英文专称缩写（参见“部门代码设置”（附件7））、年度号、归档类别的汉语拼音缩写（参见“文书档案归档范围及代码一览表”（附件1））和文件号组成。 项目公司案卷归档号格式 例如：长春科瑞实业有限公司人力资源部2011年度人力资源管理类员工档案的第三份文件其文件归档号应编写为： CK(HR)-2011-HR(DA)-（3） 案卷封面及档案盒填写 （1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。 （2）档案盒必须在侧面标准归档类别（文件名称）和案卷档号，便于利用。 5、年度文书档案汇编总目录的编制（参见附件二、三、四、五） 各项目综合管理部提交的年度文书档案后，必须对项目总体归档情况进行统计、汇总成册，以便日后查询。 汇编总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。 封面：主要注明年度及公司名称（集团提供电子版） 统计汇总表：按部门提交案卷和盒数进行分类统计。 案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。 案卷归档号的编写 （1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。 （2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写（参见“部门代码设置”（附件7））、年度号、归档类别的汉语拼音缩写（参见“文书档案归档范围及代码一览表”（附件1））和案卷号组