湖北江天集团OA项目策划案.doc

湖北江天集团OA项目策划方案2007第一部分 办公自动化的理论与现状分析一、OA发展历史回顾办公自动化于50年代在美国等西方国家首先兴起，到70年代后期形成新型综合学科--办公自动化（OA）。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。 根据对机构发展的深刻洞察，我国企事业单位的办公自动化历程，实际上已经经历了6代的发展，伴随着6代管理思想与管理体系的演变。 第1代OA：硬件配置阶段 70年代末，伴随企事业单位在办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备，以单机为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。 第2代OA：数据处理自动化阶段 自80年代中期开始，伴随传统MIS（管理信息系统）的兴起与发展，OA进入以数据处理自动化为标志的第2代OA阶段。 由于不能实现流程自动化，第1代及第2代OA都不能称为真正意义上的办公自动化。 第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段 伴随企事业单位内部局域网的兴起和发展，第3代OA开始关注并实施企事业单位不同部门间工作流程的自动化。不同部门及各员工间的协作大大加强，从而使企事业单位办公的效率得到较大的提高。因此这是真正意义上办公自动化的开始。 但是，第3代OA只是有限的工作流程自动化系统，难以实现随时随地的办公、移动的办公，因而难以实现企事业单位资源的延展，企事业单位资源最大程度的利用。第4代OA：无障碍工作流自动化阶段 90年代中期开始，随着互联网（Internet）的兴起与发展，办公自动化管理模式获得极大的突破。以Internet为基础，第4代OA实现了移动办公，企事业单位资源不再受到通讯技术的限制。因此，它被称为无障碍工作流程自动化办公（Unlimited Work Flow）。这种24小时*7天/周的不间断办公管理模式，为企事业单位实现对客户的全天候服务和业务活动的全面开展提供了宽广的舞台。 然而，由于受到企事业单位传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚，协同工作的模式难以建立，工作流程自动化的效益也难以全部实现。 第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代） 90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、跨越时空协同的第5代协同工作型OA开始兴起。第5代OA的核心是KM（知识管理），实现方式是Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）相结合的信息系统。其缺点在于太关注办公事务本身与企事业单位目前的利益，缺乏长期的发展战略。第一代知识管理（简称KM1代）太关注于知识/信息与资源的分享，而忽略知识的收集、积累与继承。因此，第5代OA难以支持企事业单位及员工的长期的协同发展。第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代） 第6代OA已经超越了传统办公的狭义范畴，它是一种领先的企事业单位管理思想。在实现方式上，它仍然以工作流程自动化Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）为核心。从两者的关系来看，工作流程自动化是实现协同的重要手段。缺少工作流程的自动化，任何办公自动化系统都无法实现工作的协同。而KM仍然是OA的核心。但与第5代OA中的KM（KM1代）相比较，KM2代的涵义发生了重大的变化。 KM2代的优势在于，其注重知识的收集、积累与继承，最终目标是要实现企事业单位及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与企事业单位本身的短期利益。只有实现企事业单位的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展，企事业单位的发展才有潜力。而知识管理正是实现两者协同发展的桥梁。事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企事业单位的运作效率，进而提高企事业单位的核心竞争力。知识管理可以帮助企事业单位解决知识共享和再利用的问题。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散布在企事业单位信息系统和人们头脑中的知识”。阶梯式的管理结构是一种传统的管理模式，这样处于金字塔顶端的最高领导通常只能接收到处于中层的部门负责人的反馈，而无法根据普通员工的意见对中层干部的工作进行批评。而对于处于底层普通员工的接触就很少，他们很少能够进行越级的信息反馈。并且这也是传统管理模式中比较忌讳的一种方式。但是利用本系统，我们将实现管理的扁平化与透明化，将所有员工的工作都置于一个透明的状态，根据权限范围都可以了解到其他人在干什么、结果如何。最高领导可以随时抽查任何一个员工的工作记录，可以查看任何一个项目的进展情况，这样企事业单位中的每一个员工都处与一个平等的状态。这就是在我们通过本系统