政府文书格式参考规则.doc

政府文書格式參考規範 行政院研究發展考核委員會 中華民國94年01月28日  壹、緣起及說明 3 一、緣起 3 二、說明 3 貳、公文 5 一、共同格式 5 二、令 9 三、函 11 四、公告 16 五、開會通知單 18 六、下級機關首長對直屬上級機關首長簽 23 七、移文單 25 八、機密文書機密等級變更或註銷建議單 27 九、機密文書機密等級變更或註銷通知單 29 壹、緣起及說明 一、緣起 93年月日第2891次會議院長提示文書，指處理公務或與公務有關。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。特種文書，如之、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書。 貳、公文 本篇規範包括事務管理手冊文書處理部份公文類別「令」、「函」、「公告」、「書函」、「開會通知單」、「公務電話紀錄」、「簽」等。 一、共同格式 本項有關公文類之共同格式中之「紙張」、「書寫方式」、「發文日期」、「縮排」、「簽署原則」及「使用時機與原則」係依據事務管理手冊文書處理部份規定，有關「檔號」係依據機關檔案管理作業手冊規定，「保存年限」係依據機關檔案保存年限及銷毀辦法規定，「數字使用原則」係依據公文書橫式書寫數字使用原則規定。 (一)紙張 各機關公文用紙之質料、尺度及格式，除下列原則外，並應依各表單所列規定辦理： １、質料：70磅以上米色( 白色)模造紙或再生紙。 ２、尺度：採國家標準總號五號用紙尺度A4。 (二)書寫方式：紙張以直式為原則，因版面編排之事由，如會計報表等欄位過多得採橫式，書寫方式由左而右，由上而下之橫書格式。 (三)邊界： １、上緣：紙張上緣保留2.5公分±0.3公分。 ２、下緣：紙張下緣保留2.5公分±0.3公分。 ３、右緣：紙張右緣保留2.5公分±0.3公分。 ４、左緣：紙張左緣保留2.5公分±0.3公分，裝訂線至左緣保留1.5公分±0.3公分。 (四)字型：中文採楷書。 (五)行距：10點字行距10點±3點，12點字行距15點±3點，16點字行距28點±4點，20點字行距36點±5點，未規定部分，各機關自訂。(1英吋的字為72點) (六)數字使用原則：依行政院93年9月17日院臺秘字第0930089122號函訂頒「公文書橫式書寫數字使用原則規定」，請參考附表一「數字用法舉例一覽表」 １、 數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義(如計量單位、統計數據等)者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 ２、數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 ３、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。 (七)檔號：參照機關檔案管理作業手冊第2章編訂機關檔案分類表，訂定各機關檔號。 (八)保存年限：參照機關檔案保存年限及銷毀辦法第3條、第4條，訂定機關各檔號保存年限。 (九)郵遞區號：數字5碼參照中華郵政公司編列郵遞區號表，範例：10058。 (十)地址：參照「公文書橫式書寫數字使用原則」數字用法舉例一欄表門牌號碼之用語類別採阿拉伯數字，範例：台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室。 (十一)發文日期：參照「事務管理手冊」文書處理部分參、處理程序規定，任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年，並參照「公文書橫式書寫數字使用原則」數字用法舉例一欄表日期之用語類別採阿拉伯數字，範例：中華民國93年12月3日。 (十二)縮排：參照「事務管理手冊」文書處理部分貳、公文製作規定，分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)，”()”以半型為之。 (十三)簽署原則：由左而右，由上而下簽署 (十四)使用時機與原則：請參考文書處理手冊 附表一 數字用法舉例一覽表 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號(碼)、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表(件)1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5