档案管理制度2(1).docVIP

档案管理制度一. 总则 公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1. 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司办公室提交备份，从而保证档案资料的完整性延续性真实性。 2. 办公室负责公司档案管理文书立卷的工作，并对各档案管理工作进行监督指导。各负责人应重视本文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二. 归档范围 1. 凡是反映公司工作活动具有查考利用价值的文件材料（公文电报传真图表电子版资料书信报刊录音录像等）均属归档范围。 2. 公司设立变更的申请审批登记以及终止解散后清算等方面的文件材料3. 公司股东会董事会监事会形成的文件材料4. 资金借贷业务往来方面的文件材料（含合同重要报表银企联系函件等）5.政府项目批文合同； 6. 公司制度体系内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程公司决定等）； 7. 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）工程初设.修改竣工图纸； 8. 各年度工作计划及资金计划； 9. 公司的各类合同； 10. 公司有效证照证件印章； 11. 具有法律效力及保存价值的文件； 12. 公司重要的会议材料，包括会议的通知报告决议总结领导人讲话典型发言会议简报会议记录等； 13. 员工电脑中与公司有关的电子版资料文件等； 14. 公司获得的社会荣誉资料； 15. 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导名人友人协作单位提供和赠送的题词书画文献资料有纪念意义的各种工艺制品等。 三.立卷归档要求 1. 办公室应即时做好档案归档分类保管；各应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕需归档的文件材料整理立卷，提交办公室。 2.公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续；各必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3.各办公室提交档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交档案提供两联清单，注明移交人，待办公室专人签收后各留存一联清单备查。 4.归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： （1）归档的文件材料种类份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件印件与定稿请示与批复转发文件与原件多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 （3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 （5）按各类档案资料的保密级别保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者年月日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 （6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象时间地点中心内容和责任者。 四. 档案保管期限 1.文书档案的保管期限定为永久长期和短期三种。长期为至年左右，短期为年以下，年以上。 2.确定公司档案保管期限的原则 （1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 （2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 五.档案保密级别 1. 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 办公室经理核定密级。 2. 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任及副总以上领导批准。 3. 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（及副总以上级领导批准。 4. 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。 六.档案的借阅 1. 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。 2. 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任批准。 3. 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进