集中报销流程和操作说明.docVIP

集中报销流程及操作说明 根据润滑油公司集中报销安排及部署，西北销售分公司从2012年12月份开始使用集中报销系统，原有的网上报销系统同时停止使用。纳入集中报销系统管理的费用项目见附表。 下面对网上报销系统的具体操作流程及要求进行说明如下： 一、登陆中国石油主页：网址 pc/Pages/default.html 鼠标放到中国石油主页上的网上报销然后点击集中报销 或者直接登陆集中报销网址：pc/Expense/Logon.aspx?ReturnUrl=%2fExpense%2f 账户类型：选择PTR, 输入用户名称及用户密码，点击“登录”。 二、数据录入流程：（以差旅费报销为例） 注意事项：出差、会议、培训、借款、还款等都要先填写申请。原有的出差任务书，不需要再交给财务，自己留存即可。 1、差旅费报销： （1）先点击“业务申请—出差申请” 进入出差申请后填写出差申请单 注意事项：所属预算、申请事由、起止日期、行程计划不能为空，否则出差申请单为无效申请，出差申请单不能被审批，下一步出差报销单就无法填报。 点击“下一步”，然后点击“提交”，进入审批流程：审批环节中部门负责人和部门领导（由润滑油公司根据股份公司的要求进行设置） 注意事项：出差申请单通过审批后才能填写出差报销单 （2）差旅费报销单填报：点击“报销业务—差旅费报销”进入 注意事项：差旅费报销、会议费报销、培训费报销、车辆租赁费报销、物业取暖费报销，在报销业务列表中直接填报外，其他费用的报销都要在通用报销单中进行填报。 点击“选择”北京出差 进入后填写差旅费报销单：选择所属预算，出差目的、成本对象 注意：成本对象设置主要是为了细化部门核算，将费用明确到各所属单位。根据分公司的管理要求，对各个销售代表处销售代表进行成本对象设置，其他部门没有成本对象设置。如本例中，就不需要选择成本对象，如果是其他销售代表报销，则应该选择相应代表处，以此类推。 交通费和住宿费用项填写与原有的网上报销系统相同。 其他费用项目报销类别点击后，再点击查询如下图，按自己的费用项目选择费用要素。 注意事项：如果出差过程中发生退票费、乘飞机航空保险费、交通费等，选择“其他费用-报销类别-其他出差杂费 选择支付方式、填写支付金额、收款人，如果支付方式选择是转账支票、电汇等方式必须收款单位，开户行、收款人账号、开户银行区域填写齐全，也就是带方块的地方，否则不能成功提交单据 注意：审批环节不用选择，是自动选上的，原来的凭证审核流程不变。变化的是在提交审核报销单，财务审核前，分公司财务部门要对提交的报销单据通过影像系统进行影像扫描，送达润滑油公司财务处进行财务审核，审核结束后润滑油公司财务处推送审核单据到分公司，分公司财务部门在资金平台系统见到由润滑油财务处推送下来的报销单据后，才能进行账务处理。 2、通用报销单： （1）进入：点击“报销业务—通用报销单” (2) 填写报销单：选择“所属预算”、手工录入“基本信息” 点击“报销类别选项”（报销类别选项中就是要选择的费用要素，将报销的费用列入哪个费用科目中，见费用要素与会计科目对照表）、“成本对象”（成本对象就是将报销费用列入哪个部门中，凡是销售代表处员工必须选择成本对象，销售代表选“xx代表处-销售代表”，综合岗位选“xx代表处-公共”） 三、集中报销票据粘贴要求 在润滑油公司财务处财务审核前，分公司财务费用报销岗位要打印出来的费用报销单和原始单据，要进行影像扫描，然后提交影像扫描后的单据。为了保证单据正常进行影像扫描，对票据的粘贴要求 500元以下票据的粘贴，必须要显示票据金额。 四、查看集中报销审批流程及打印单据。 1、在“任务管理”模块中点击“提交单据列表”，可以查看自己的报销流程走到何处，进而点击“报销事由”，可以查看整个报销审批流程。 2、部门负责人审核、部门领导审核结束后业务申请要要将网上报销单打印出来，连同粘贴好的原始单据送到财务部费用报销岗位进行影像扫描。 查找报销单据方法同上：点击“任务管理—提交单据列表”。进入后选择要打印的报销业务，然后点击“报销事由”。 打出来的单据如下图： 会计审核—抽查比例