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【公司化运作会务系统工具书】 这是一本提升企会议效能的实用工具书 第一章 公司会议的认知 企业的各类型会议可以分成三种属性：解决问题﹑制订决策与交流汇报，所以企业中会议的高效组织是确保团队思想一致，事务正成推进的关键。低效会议劳民伤财，看一企业会议，知其竞争力！ 企业会议形式 企业会议形式一般分： 正式会议 高层会议或代表大会：通常依按公司法和惯例召开，有一定的程序和规范（如董监事会、高层会议﹑员工代表大会…） 专题（专业）会议：通常每月一次，或依项目发展及企业升级需要弹性调整会议时间（如营销策划﹑市场开发﹑安全生产﹑质量检验…）。 非正式会议（通常为临时召开的会议） 其他会议：如战斗会议（晨夕会）﹑谈判性会议﹑洽谈会﹑庆典或会展型会议…等。每一种会议各有其目的与特点，公司在不同的情形需要各种不同的会议。 第一节 逃离低效会议的泥沼 低效率会议在多数企业不断上演 一般低效率的会议存在哪些场景？请看看您公司有没有发生过以下场景？ 场景一：无止境的会议，每天都在开，会议始终没有结论，一直在继续讨论……下周再说……明天再说……，没有结论，也没有人敢承担责任做出结论，一直为开会而开会，这是常见的低效率会议的场景。 场景二：小郭正在职场上面工作，突然之间有人跑来拍拍肩膀〝小郭，开会！〞小郭一听要开会〝什么时候？现在？啊？现在，〞於是小郭被莫名其妙不叫去开会。当两个小时会议结束时，小郭满脑疑惑边走边挠头的想，这个会议的主题跟我完全关系？从头到尾都听不懂，也不知道到底叫我去干吗，害我原本下午该做的事情完全做不了…… 出席的会议人员，因为没有事先统治，他没有办法做充分的准备，所以在会议场合，他提出来的报告是没有参考价值的，都是没有真正围绕主题的一些废话。或者是开了半天的会，始终老总一言堂，与其说是开会，不如说是老板在做培训，这些低效率的会议，完全耗损公司的会议成本……。 所以企业无论任何规模高度的会议，都应避免陷入会议五大泥沼： 该会不会。该开会的时候不开会，所有人都是透过猜测各自为政解决事情; 为会而会。开会没有主题，只是觉得时间到了该开会了，但是到底讨论什么不知道，所有人坐下来，大部分人都在扯皮; 会而不议。开会没有真的在讨论事情，一直偏题，始终没有围绕在会议的主题上面进行; 议而不决。开会了也讨论了，有议案，但是没有做决策，等於没讨论; 决而怠行。有了决策，但没有按照决策认真去做，没有追踪也没有检查。 有时会议上花了2个小时、3个小时开会，最终无疾而终，不但没有解决问题，有些会议甚至变成抱怨大会，大家都在吐苦水，最後带着满腹牢骚结束会议。所以，低效能的会议其实就是一次集体自杀。 会议的成本 无论大会小会，接会产生会议成本： 直接成本。会议进行时，会议人员需暂停其本职工做，但所有人员在会议现场时，公司仍需支付与会人员的日总薪金。再加上会议前、中、后所需的时间，和会晤其他支出，如说场地费、交通费、食宿费等等，这是会议的直接成本。 （全部人员的日总薪金与日常开支 × 会议前中後所需时日）＋其他会务支出（如场租、交通、食宿）。 间接成本，即机会成本。会议人员人在没有开会时，在原各个岗位可能创造的额外效益。所以只要是开会，都必须要考虑会议成本。因此，一个没有结果，没有效率的会议，其实就是直接在消耗公司的成本。 第二节 高效的〝专题会议〞 〝专题会议〞是企业会务系统的核心 专题会议在企业里面存在非常重要的角色。它主要用在于： 推动公司进程与变革进行方法的核心讨论，让团队凝聚思想。 需要对对某一个决策或是某一个项目形成共识，作出决策; 对专属项目或者是专属部门的工作议案，比如说生产部门的会议，比如说安全部门的会议，或者是客服部门的会议等等; 特殊问题分析与制订解决计划时; 完善工作协调时; 特殊事务的紧急处理。 所以企业里各种核心观点、观念，更多都是在专题会议里面形成共识。〝专题会议〞常决策出公司日常运营的主要事务，企业应高度重视〝专题会议〞的实行要点。 高效〝专题会议〞的八大特征 只有在必要的只有才召开。想开就开，为开会而开，没有聚焦主题，大家也没有事先准备，所以在会议当中，所有人谈的事情可能都没有聚焦在核心，这种会议显然是无效浪费时间的; 完善筹划。做好会议的各项相关筹备; 拟定和事先分发议程表。在开会之前，要拟定分发议程表，让与会人员知道该准备什么？我汇报的时间是5分钟还是15分钟？是否要参与分组讨论，如果参与分组讨论的话，我如何事先准备相关的咨询、资料，以便在会议当中我能提出我个人的见解…; 遵守时间; 依议程按计划进行; 邀请有经验的人士或决策人士参会。一群无经验的人讨论主题，很可能最后结论是与公司的发展方向违背的。应尽力考虑邀请有经验的人士，及能决策的人事参会，避免纸上谈兵; 会议应该做出结论和归纳; 记录所有决定