档案管理编绘答题.ppt

文书档案管理编绘 长春科瑞实业有限公司 2011年4月11日 档案管理的类别按文件类型分类 一、文书档案管理1、分类 2、管理部门及其职责 人事部门专职负责 财务部门专职负责 3、文书档案的收集、整理和立卷 各部门兼职档案管理人员根据本部门业务情况，依照《文书档案范围及代码一览表》(附件1）进行日常收集。 归档的文件按照文件的种类设置”案卷类目“，按年度存放于文件夹内，做好平时”预立卷“工作。 归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。 归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。 4、文书档案的编制和装订 填写卷内目录要求：参见附件5 （1）序号：文件排列的顺序号 （2）文件编号：文件发文编号 （3）发文者：拟写该文件的人员 （4）文件名称：应完整填写文件材料上的标题 （5）发文日期：文件材料形成时间（文末落款时间），并用XX-XX-XX表示 （6）页次：该文件在案卷中所处的位置（页码） （7）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代的） 填写卷内备考表的要求：（参见附件6） （1）本卷情况说明：注明本案卷的件数和页数。如案卷中存在复印件替代原件归档的，应注明原件的存放点。 （2）立卷人：负责立卷的兼职档案人员的签名 （3）检查人：集团（各项目）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名 （4）完成立卷日期：该案卷通过合格检查的日期。 编码要求 （1）卷内文件应按前后排列顺序依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。 （2）空白页不编号。 文件归档号的编写 （1）文件归档号必须与文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。 （2）文件归档号由公司和部门的英文专称缩写（参见“部门代码设置”（附件7））、年度号、归档类别的汉语拼音缩写（参见“文书档案归档范围及代码一览表”（附件1））和文件号组成。 项目公司案卷归档号格式 例如：长春科瑞实业有限公司人力资源部2011年度人力资源管理类员工档案的第三份文件其文件归档号应编写为： CK(HR)-2011-HR(DA)-（3） 案卷封面及档案盒填写 （1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。 （2）档案盒必须在侧面标准归档类别（文件名称）和案卷档号，便于利用。 5、年度文书档案汇编总目录的编制（参见附件二、三、四、五） 各项目综合管理部提交的年度文书档案后，必须对项目总体归档情况进行统计、汇总成册，以便日后查询。 汇编总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。 封面：主要注明年度及公司名称（集团提供电子版） 统计汇总表：按部门提交案卷和盒数进行分类统计。 案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。 案卷归档号的编写 （1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。 （2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写（参见“部门代码设置”（附件7））、年度号、归档类别的汉语拼音缩写（参见“文书档案归档范围及代码一览表”（附件1））和案卷号组成。 项目公司案卷归档号格式 例如：昆山世茂华东商城开发有限公司综合管理部2009年度公文类中签报的第一卷其案卷归档号应编写为： KH(AD)-2009-GW(IM)-1 例如：长春科瑞实业有限公司人力资源部2011年度人力资源管理类员工档案的第三卷其案卷归档号应编写为： CK(HR)-2011-HR(DA)-3 案卷的装订 （1）没本案卷厚度原则上不超过2厘米，如超过2厘米，须另外组卷。 （2）案卷采用“三洞一线”方式进行装订。 6、文书档案的保管 文书档案由集团行政部、各项目综合管理部编目、上架后统一保管。 档案管理人员应严格执行保密守则，维护档案的安全性和机密性。 档案管理的类别按文件类型分类 一、目的 为了加强集团所属个项目工程档案的管理，维护档案的完整性和安全性，确保项目顺利通过工程档案验收，特制定本细则。 二、工程档案的定义 工程档案是指工程自立项、设计、施工、竣工直至交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料的总称。 三、工程档案的管理职能 各项目综合管理部协助、督导工程部做好工程档案管理工作，每月10日将项目施工进度及施工资料收集进度情况上报集团行政部。 各项目综合管理部每