4.2表格信息加工摘要.ppt

4.2.1 Excel 2003 概述 4.2.1-1 Excel 2003 简介 （1）同时在多个单元格中输入数据 1）选定要输入的单元格区域 2）输入数据 3）按下Ctrl 键不放并回车 方法二：使用格式工具栏中的“字体”命令。 选定要设置字体的所有单元格 → 在格式工具栏的“字体”列 表中选择字体 → 在格式工具栏的“字号”列表中选择字号大小。 函数是Excel已定义好的具有特定功能的内置公式 （9）COUNTIF（）：条件计数函数 ● 格式：COUNTIF（取值范围，条件式） 功能：计算某区域内满足条件的单元格个数 （10）RANK: 排名次函数 ● 格式：RANK（参数， 数据区域，升降序） 功能：计算某数值在数据区域内相对其它数值的大小排位 （11）VLOOKUP：搜索函数（搜索表区域首列满足条件的元素） ● 格式： VLOOKUP（比较值, 搜索区域，取值的列号，是否精确判断） 功能：搜索表区域内首列满足条件的元素，找到时返回所在行指定列的值 单元格地址在公式中的作用 建立图表（在图表向导中） 图表相关名词术语 2. 使用数据清单 4.2.6-3 数据筛选 3．高级筛选 4.2.6-4 分类汇总 分级显示数据 使用“数据／记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。 利用记录单可以进行下列操作： 添加记录 修改记录 删除记录 查找记录 单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。例如：列出“平时成绩” “=85”，“考试成绩” “80” 的学生。最后单击“上一条”或 “下一条” 按钮，可查看到符合给定条件的所有记录 选定范围 →“数据／排序”→ 确定排序关键字和顺序 排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。 设置两个以上的排序约束条件。 4.2.6-2 数据排序 大表 明晰的小表 1. 自动筛选：“数据 / 筛选 / 自动筛选” → 设定条件 筛选：实现在数据清单中提出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据暂时被隐藏起来。 条 件 2．自定义筛选 “自动筛选”的“自定义”选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件，并且这两个条件可以是“与”或“或”的关系，同时，该对话框还提供“等于”、“大于”、“起始于”等许多条件选项。 “高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据 或 与 （1）确定筛选条件，并创建条件区（注意：要与数据清单用空行隔开） （2） “数据/筛选” → “高级筛选”命令 先分类(排序) → “数据 / 分类汇总” → 按类汇总(指定分类字段、汇总方式等) 分级显示符号 对已排序的数据，进行求和、计数、求平均值及最大、最小值等 分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示、隐藏细节行。 由于嵌套汇总可创建两层分类汇总，因此要对文档“嵌套分类汇总.xls”查看每分公司的人工费用支出情况和查看每一部门中最高薪水额，我们应使用“嵌套分类汇总”命令。 　 嵌套汇总命令的使用前提：数据已按两个以上关键字排序（这里要对“分公司”和“部门”进行排序）。 嵌套分类汇总步骤： 1）首先针对两列或多列数据进行排序。这例中要对“分公司”列和“部门”列排序。 2）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据／分类汇总”命令。 3）在“分类字段”框中，选择需要用来分类汇总的数据列。这一列应该是对数据排序时的“主要关键字”，即“分公司”数据列；“汇总方式”框中，选择“最大值”；但在“选定汇总项”框中，选定“薪水”。 4）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（“部门”）重复步骤2和步骤3（在“分类字段”框中，选“部门”；“汇总方式”框中，选“最大值”；在“选定汇总项”框中，选“薪水”）。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。 嵌套分类汇总 嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上 关键字排序分类。 例：查看每分公司、每一部门中的最高薪水 数据透视表是一种特殊的工作表。它从工作表中抽取需要的信息，经处理后再汇总成新的交叉表。它广泛应用于数据分析。 如，我们不仅要查看每部门、各分公司的薪水总额，那么我们可以使用“数据透视表”或“数据透视图” 。 步骤如下： 1）在要进行数据透视的工作表中，单击任一单元格，使用“数据