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第三节 采购员和仓管员岗位工作规范 一、采购合同管理规定 第一条 采购合同的内容采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款： 1.产品的品种、规格和数量产品的品种应具体，避免使用综合品名；产品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等；产品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上产品品种、规格、数量明细表。 2.产品的品质和包装合同中应规定产品所应符合的品质标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对产品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。 3.价格和结算方式合同中对产品的价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。 4.交货期限、地点和发送方式 交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、产品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确产品的发送方式（送货、代运、自提）。 5.验收办法合同中要具体规定在数量上验收和在品质上验收的办法、期限和地点。 6.违约责任签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金： （1）未按合同规定的数量、品种、规格供货产品。（2）未按合同中规定的品质标准交货。（3）逾期发送产品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。 7.合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切合实际，更具有效率。 第二条 采购合同的签订1.签订采购合同的原则 （1）合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。 （2）合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。 （3）必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。（4）当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。（5）采购合同应当采用书面形式。 2.签订采购合同的程序签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤： （1）订约提议订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。 （2）接受提议接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约———新的要约———再要约……直到承诺的过程。 （3）填写合同史本。（4）履行签约手续。（5）报请见证机关见证，或报请公证机关公证。 有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否见证或公证。 第三条 采购合同的管理采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：1.加强采购合同签订的管理加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同的之前，应当认真研究市场需要和货源情况，库存情况和合同对方单位的情况，依据本企业的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据；二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。 2.建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。 3.处理好合同纠纷当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。 4.信守合同合同的履行情况好坏，不仅关系到本企业经营活动的顺利