《高效的管理沟通》5、写作素材.ppt

Part 5 WRITING 内容结构： ◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作 ☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念 一、写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise) 二、写作过程1．Gather information 收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc. 2．Organize your thoughts 组织观点 (1) Batching 分组 (2) Concluding 筛选  (3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排 3．Focus the message 提炼材料  ·Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览  · “Nutshell” your ideas 概括你的观点  · “Teach” your ideas 灌输你的观点  · Use the “elevator” technique 使用“电梯间谈话”技巧  · Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧 4．Draft the document起草文章·Compose in any order 不要在乎写作顺序  ·Avoid editing 不要边写边改  ·Get typed copy 使用打印件  ·Schedule a time gap 安排时间间隔 5．Edit the document 修改文稿  ·Edit for strategy 从策略上进行修改  ·Edit for macro issues 从宏观上进行修改  ·Edit for micro issues 从微观上进行修改  ·Edit for correctness 就正确性进行修改 三、 商务信函（一）商务文书（二）信函是商务沟通的重要工具  1．信函是商务文书的最主要形式  2．商务信函关系到形象问题  3．信函是商务沟通的重要工具 （三）商业信件  1．书信的风格  2．信件的布局  3．写信的一些技巧 ： (1)写信当如面读 (2)开头的技巧  (3)如何结尾  (4)书写字体 (5)信函礼貌  (6)信封书写 （四）商业函件 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致致礼 ×××敬上 ××年×月×日 图8.1 致谢函实例 ×××公司××经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。 今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理×× ×年×月×日 图8.2 查询函实例 ××公司： 经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。