自动筛选-数据透视说明.docVIP

对EXCEL自动筛选和数据透视功能的简要说明 EXCEL软件的自动筛选和数据透视功能，对于快速统计数据，提高工作效率很有帮助，为协助大家做好工作，我将个人的一些体会写下来，希望能给您的工作带来轻松与快乐。 一、数据准备 要想充分利用这两项功能，必须对EXCEL的原始数据进行系统整理，形成一个比较规范的纵横表格，以下就是表格的一个实例。各步骤不是一定有先后顺序，仅是为了说明方便。 步骤1：去除表格中所包含的各种全角、半角空格，因为它们会影响数据的准确性，方法是在用“替换”功能，选择查找“ ”（半角空格）或“　”（全角空格），替换为“”（无），再选择“全部替换”，即可去除。 对标点符号、数字显示也需要注意，“，、。；＝”等是中文标点，“,/.;”是西文标点；“1234”等是半角数字，“１２３４”等是全角数字，都需要注意区别。就统计而言，最好使用西文标点、半角数字。 （在WORD视图的正常界面下，一般看不见空格等非打印控制字符，要想显示空格，就必须选择工具栏上的，使之如图所示的反向显示状态） 步骤2：去除多余的跨行、跨列的单元格（包括纵列、横行标目），形成最简单形成的纵横式表格。 步骤3：统一数据名称，对于计算机来说，“张1 ”、“张 1”、“　张1”是不同的字符串，必须去除空格。此外，形为“1966.10”的数字串，EXCEL也有多种识别数字的格式，默认的是常规，即数值型，要能够正确显示上述数字串，就应在“设置单元格格式”－“数字”中选择将某列、某行、某个区域的数字设置为“文本”格式。 选择“日期型”也可以，不过之后计算时比较复杂，初学时最好不要使用。 步骤4：适当加工数据。为适合统计需要，有时需要对原始数据进行加工，上表的黄色区域即为加工的部分区域。 例如，为便于计算年龄，可如下图所示，在F2单元格中键入公式“＝INT(2008.12-E2)”，意思是“用2008年12月减去出生年月，并对得数取整数部分”，就得出了张1的年龄是52岁。（此时F列单元格格式中数字分类应该是“常规”，最好设置成“数值”，且小数保留0位。） 这类公式采用相对引用方式，公式可以复制或向下拖动，因此只需手工录入一个，在复制即可。 同理，对经济师也采用手工加列，并键入“经济”、“中级”，这样便于后面的操作。 注：批量录入相同数据的方法 当录入多个单元格的相同数据时，可以采取批量录入的方法进行，具体操作步骤是： 1、用鼠标与CTRL键或SHIFT键综合，跳跃式或连续选择一组单元格。 2、录入某一个数值或文字，比如“10”或者“中级”。 3、按住CTRL键不放松，同时按ENTER键（回车键），就一次性在所选择的单元格中录入了同一数值，很好用的。 4、这个方法不仅在普通表格内可以使用，在经过自动筛选后的表格中，也可以使用，您可以试验一下。 加工好原始数据后，就可以使用以下统计功能了。 二、自动筛选功能的使用 步骤1：选中上述实例表格中任意一有数据的单元格，之后选择“自动筛选”菜单项，如下图所示。 注意观察纵列标目单元格，会显示一个向下的小箭头，这说明自动筛选在这一列有效。单击某一下箭头，如“性别”旁边的小箭头，会出现一个下拉列表，它显示了在该表格范围内可以选择的值。（参见下图） 步骤2：当我们选择其中某一项时，比如“男”，系统就会将所有男性同志筛选出来，自动隐藏不符合这一条件的记录，显示的记录，其物理位置可以是跳跃的。（参见下图） 某一条件被用作筛选条件后，其下箭头会显示为浅蓝色，如上图中的“性别”旁边显示的那样。 步骤3：选择某一条件后，还可以在此基础上再进行筛选，称为“复合条件筛选”，方法是：当某一箭头为蓝色时，可选择其它有小箭头的标目，例如选择“职称1”中的“工程”系列，则得到所有符合“男性、工程系列”的记录。（参见下图） 步骤4：取消筛选。有时筛选过多会导致条件太多而漏统，这时就需要先取消筛选，方法是：自菜单中去除“自动筛选”旁边的小“√”即可。 步骤5：为使筛选真正在统计中充分发挥作用，需要去除原始表格中所包含的所有公式，方法是： 首先，去除自动筛选； 其次，选中有公式的区域，本例中为F列，单击“复制”按钮； 第三，在原区域单击鼠标右键，退出下方左图所示菜单，选择“选择性粘贴”；出现下方右图对话框，选择“数值”，单击“确定”退出。 之后，在重复步骤1－3后，EXCEL窗口左下方状态栏上会出现下图所示内容，意思是“55人中有7人是男性、工程系列”。 相关数据变化的前后比较在“自动筛选、数据透视实例.xls”文件中的“原始表”与“整理表”中，大家可以自行实验。 注意：原始记录必须连续，否则会只统计到第一个断开处。 按照这种方法，只要操作者依据的