总收文作业-电子公文线上签核服务专区-清华大学.doc

清華大學 「電子公文線上簽核系統」 總收文 使用者手冊 帝緯系統整合股份有限公司　製作 中華民國100年07月出版 【總收文作業】簡易手冊 紙本公文收文登錄 系統會依照速別給予公文限辦天數 【作業說明】： 點選【公文管理】－【紙本公文收文登錄】，如下圖。 點選系統即開啟掃瞄作業畫面，如下圖。 點掃描新文件選項掃瞄機會將紙本文進行掃描，掃瞄完後即出現如下圖畫面，再點選文字辨識後即可將掃描電子檔存至主機上。 上傳完畢後，系統會將紙本文面的資訊帶入收文畫面，總收文確認畫面資訊是否正確。 紙本附件若是無法掃描的附件，請點選「實體」，會出現如下圖示。 有加入實體附件，請務必列印「實體附件遞送單」。 確認相關資訊均無誤後，即可指派公文的承辦單位，並點選即完成收文掛號並分文。 【報表列印】－【實體附件遞送單】可補列印附件簽收單，如下圖。 輸入該附件的公文文號，點選「即可。 電子公文收文登錄 【作業說明】： 點選【公文管理】－【電子公文收文登錄】為畫面如下圖所示。 若有不掛文號公文可「預覽列印」不掛文號簽收單。 點選欲進行掛號的電子公文主旨，系統即將相關欄位資料，如來文機關、文別、機密等級、速別、來文日期、來文字號、主旨…等欄位帶入電子收文登記畫面如下圖。 指派公文的承辦單位並點選即完成收文掛號並分文。 若您欲檢視該筆公文的電子檔，請點選，即會出現下圖。 「原文重現(di)」：系統即會開啟該份公文本文。 點選「附件名稱」：即會開啟該附件。 由「附件資料」可修正電子附件檔名： 編輯：可以異動附件檔名。 刪除：會將附件檔案刪除，無法加入電子附件。 若公文需公告至「公佈欄」，請勾選「轉貼公佈欄」，選擇公布單位及公布類別。 公布類別：公文、公告、人事、資訊、傳閱…等五項。 若是不需掛文的電子來文，即可選擇刪除該筆電子來文。 批次移除：先勾選預移除的公文後，再點「批次移除」按鈕。 已分派承辦單位，但登記桌尚未簽收的狀態下，可由「已分派未簽收」的頁籤中，點選「主旨」進入收文畫面，即可改分承辦單位。 目前系統有提供第三類「全國公佈欄」功能，讓收文人員可以轉錄資料至系統中。 ※請注意，移除過的電子公文即不會再出現「電子公文收文登錄」。 ※若要還原，則需點選”電子公文復原登錄”。 銷號作業 【作業說明】：已收文掛號後不需辦理的公文。 點選【公文管理】－【銷號作業】，畫面如圖所示。 瀏覽：承辦人有申請「銷號」表單，經主管核准了，該件公文即會傳遞至總收文的銷號作業。 查詢：直接輸入文號，代入相關資料，填寫銷號原因。 確定銷號，請點選「銷號」按鈕。 公文基本內容修改 【作業說明】 點選【公文管理】－【公文基本內容修改】，如圖所示。 輸入要修改的公文文號，進入資料修改畫面。亦可點選【公文清單】瀏覽畫面如圖所示，再點選欲修改之公文主旨，亦可進入資料修改畫面。 僅顯示承辦人尚未結案且未簽辦落章之公文！ 電子收文附件管理 【作業說明】：提供若電子公文收文登錄後，需抽換附件之處理。 點選【公文管理】－【電子收文附件管理】，畫面如圖所示。 輸入要抽換附件之公文文號或選取承辦單位後點選，可查詢到相關公文。 點選抽換附件之公文主旨系統自動顯示相關公文資料作業畫面如圖。 刪除檔案：將電子公文附件檔案移除。 瀏覽：開啟檔案總管畫面，將附件檔案選取完，按「覆蓋檔案」即可置換原電子公文附件檔案。 新增檔案：新增新的附件檔案。 ※請注意：收文若有異動附件資料，承辦人會有提示訊息告知。 改分公文 【作業說明】 點選【公文管理】－【公文待改分】，畫面所示，系統自動顯示需改分承辦單位之公文。 勾選欲【改分承辦】之公文文號前之□，再重新選擇承辦單位。 點選後，公文重新分派到新的承辦單位。 若公文無法分辨承辦單位時，可點選，送至主任秘書處申請判分。 由主任秘書判分後，收文人員可由數位儀表版上看到該件公文主秘已改分給那個單位辦理；或是主秘還有那些待改分公文。 請注意：主秘已判分的公文，即不可再申請改分承辦單位。 公文影像補掃瞄 【作業說明】 點選【公文管理】－【公文影像補掃瞄】，顯示畫面。 輸入欲掃瞄之公文文號，系統自動顯示相關公文資料作業畫面如圖。 點選圖示，系統即開啟掃瞄作業畫面，且顯示已掃瞄上傳成功之影像檔。 重新將公文掃瞄或修改掃瞄檔後，點選「儲存於」按鈕，則進入如圖之公文瀏覽畫面，可點選某筆公文文號查詢其內容及流程。若查詢範圍超過一頁以上，於公文瀏覽畫面可按頁數作翻頁。 點選「公文文號」，即可檢視其內容及流程，如下圖所示。 公文流程：查詢到此份公文目前之狀況流程，可看出為哪位同事收的公文、送件時間、簽收時