万科集团文书的管理办法.docVIP

万科集团文书管理办法（MHKG-ZG-ZD-007） 目的 为了适应公司全方位规范化科学管理，做好公司公文管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 适用范围 万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。 术语与定义 无 职责 集团综合管理部 制订和修订万科集团文书管理办法。 负责公文的收发、分发、传递、缮印、用印、归档、销毁等。 程序和内容 公文管理要求 公司公文是传达国家的方针政策、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各部门必须认真做好公文管理工作。 公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合管理部统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。 公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。 公文主要种类 决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。 决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。 通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”。 通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。 通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。 报告：向上级部门、领导汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。 请示：向上级请求指示、批准，用“请示”。 批复：答复请示事项或对下级部署工作，用“批复”。 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与全公司共同遵守执行，用“会议纪要”。 工作志：记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等），用“工作志”。 工作计划：进行本年、季、月、周工作安排，用“工作计划”。 函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。 以公司名义签订的合同（协议）。 公文格式 公文一般由标题、发文字号、签发人、审核人、秘密等级、紧急程度、抄报单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。 公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应注明发文机关和公文种类。除批转规章制度外，一般不加书名号和其他标点符号。 发文字号，包括公司代字、年号、顺序号。公司各类发文标准文号规定如下： 股东会、董事会纪要、决议：标明第几届第几次股东会、董事会. 总裁办公会会议纪要：万科总[****年]第***号. 公司上报文件：万科请[****年]第***号 公司下发文件：万科发[****年]第***号 公文一律加盖印章，上报的公文，应注明签发人。 秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 紧急公文分别标明“特急”、“急”。 请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。 公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。 发文部门应写全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。 会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 公文纸一般用A4大小，在左侧装订，文字一律从左至右横写横排。 公文处理 收文处理 公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。 文件收发、传真，由公司综合管理部专人详细登记，包括：日期、编号、份数、文件名、发件部门、收件单位（附表1：《收文登记表》；附表2：《发文登记表》）。 凡需办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送总裁、副总裁或交有关部门办理，并提出办理时限。 公文报批的有关程序详见《关于文件、合同报批程序的有关规定》。 经公司领导批示需要传阅的文件，或总裁、综合管理部认为有必要在公司各部门间或某几个部门/个人间传阅的文件，由综合管理部负责安排传阅。文件传阅使用《文件流转单》（附表4），《文件流转单》内容包括：编号、紧急程度、经办人、文件名称及说明、总裁批示、各部门/人员意见反馈和办理结果说明。 流转文件的紧急程度分为三个等级：一般、急、特急。紧急程度为“一般”的文件：应于四个工作日内办理完毕并反馈意见；紧急程度为“急”的文件：应于2个工作日内处理完毕。如不能办完，综合管理部应向送阅人说明原因；紧急程度为“特急”的文件，应随到随办，最迟于当日办理完毕。 需传阅的文件由综合管理部专人送阅，各部门经理负责本部门员工传阅、签字后退还送阅人。 公司领导批阅后，明确指定交某部门或个人办理的文件，要及时按批示意见转给有关部门或个人处理，处理结果通过《文件督办事项回告单》（附表5）向领导反馈。《文件督办事项回告单》包含文件编号、限期、领导批示和处理结果或意见反馈等项目，办理部门或个人应严格按照领导的批示在规定期限内办理。一般文件应在四个工作日内处理完毕并将办理结果通过《文件督办事项回告单》反馈给交办领导；领导要求抓紧办理的文件，应在两个工作日内处理完毕；领导要求紧急处理的文件，应当