租赁软件使用的说明.docVIP

租赁软件使用说明 本软件主要针对建筑机具租赁行业进行物资管理及租金结算等业务。主要可分为业务处理、账簿报表、基础信息和系统管理四个模块。下面主要针对日常业务常用的操作进行讲解，对于不经常使用的功能不做详细说明，欲详细了解可阅读使用手册。 日常操作： 本软件一般要求按月处理租赁业务，每月需要做的工作主要有： 1、合同录入，本月有新签约客户时须录入合同。 2、凭单录入，有收、发货及转租货物发生时须录入相应的单据。 3、登记账簿，单据录入完毕须登记账簿，记账后方可查询在外资产等资产账簿。 4、月末结转，即月底结算租费，月末结转后方可查询、打印租费等相应费用帐，否则租费不完整。 5、生成报表，生成本月相关报表。（新版软件不需单独执行） 6、月初始化，结转下月继续相关业务。 下面对相关模块进行详细说明 一、业务处理 业务处理模块下面有合同管理、凭单录入、登记账簿、临时结账、月末结转、生成报表、月初始化、取消记账和合同终结等几个子模块。 1、合同管理 合同管理是主要进行合同录入和查询。合同录入分为租赁合同录入和调拨合同录入，租赁合同必须录入的内容有：签约日期、合同编号、合同单位、开始时间、结束时间、业务人员，选中租赁物资(在物资后面框中打钩)，修改租赁价格，然后保存、备案，合同即可生效。其他如工程地址等内容可选择填写。其中开始时间要早于第一笔发货日期，结束时间尽量后延，否则虽不影响租金的结算，但可能影响有些账簿。调拨合同录入前必须先建立调拨单位。调拨单位的建立将在后面说明。租赁合同生效意味着一个新客户的建立，下一步必然要进行收发货的操作，那就是后面要讲的凭单录入。 合同租赁价格录入时有选中同类物资、修改同类物资价格、自动乘系数等三个选项，可根据需要在后面打钩。选中同类物资指的是选中一种物资时同类的物资也同时选中，如选中6米钢管则其他钢管也同时选中；修改同类物资价格和自动乘系数要配合使用，如同时打钩时，如在二级物资钢管上输入0.012，则所有的钢管都将按自己的系数乘0.012生成租价，（该功能只在新版软件有），如果只选择修改同类物资价格则所有的钢管租价修改为0.02。 2、凭单录入 凭单录入分为发货单、收货单、赔偿单、材料调拨单、维修单、盘盈盘亏单、收付款单、采购销售单、加工改制单、费用调整单和调拨付款单等。 发货单：向客户发出租赁物资时录入发货单，发货单要输入日期、合同编号、物资简码和发货数量，有要向客户收取的运输费用时也要在对应的栏目输入费用数额。 收货单：客户退回租赁物资时录入收货单，收货单也要输入日期、合同编号、物资简码和收货数量，有要向客户收取的运输费用时也要在对应的栏目输入费用数额，有损坏需要收取维修费用的需要在对应的维修栏目中输入维修数量(维修单单独录入时则在维修单中录入)。 赔偿单：客户因丢失等原因不能退回的物资需要录入赔偿单。赔偿单的录入选择自动开票时，系统将把该客户所欠物资全部调出，这时可以修改赔偿数量和单价，如果选择了修改同类物资价格，则修改单价时该类物资（如钢管、横杆等）的价格将全部变化，如需要单独修改一种物资价格，则把修改同类物资价格的钩去掉。注意：开出赔偿单后，赔偿的物资将在该日后不再计算租金，如需继续计算租金则不能开赔偿单。 材料调拨单：材料调拨单录入的是同转租单位之间的物资收发，以本单位为中心，收货时录调入，发货时录调出。 盘盈盘亏单：该单据的录入不同于其他单据的是有时间性，也就是盘点实际库存的时间，并且盘点时间之前所有收、发货单和材料调拨单等跟租赁物资有关的单据都要录入，并登记账簿后再录入盘盈盘亏单，录入后登记账簿时要选择包含盘盈盘亏单。盘盈盘亏单需要录入日期，选择盘点单位，然后在实际库存对应栏目录入对应物资的实际库存。盘盈盘亏单有两个功能：一是调整库存，即按照单据上的实际库存来调整账面库存，如果登记账簿后的库存不是刚才录入的，说明操作有误，请按照说明检查是哪一步错了；二是可以体现租赁物资的盈亏情况，当然如果以前没有录入过准确的库存，则盈亏数量没有可比性。 加工改制单：该单据是用来进行库存资产的调整的，如一根6米的钢管，加工为两根3米的，则录入加工改制单，改制前为一根6米的钢管，改制后为两根3米的。记账后总资产和库存资产中6米的钢管减少1根，而3米的增加2根。 3、登记账簿 登记账簿是将录入的凭单计入相对应的账簿中，点开后，点开始登记即可。注意，登记账簿后的凭单将不允许修改，如需修改需要取消记账。 4、临时结账 临时结账是指未到结账日，有客户需要结算租金时使用的。录入需结账的合同编号，再录入需结算的日期，点开始执行即可。 5、月末结转 月末结账指的是将所有的客户的租金结算到本月底。点开后直接点开始结转即可。 6、生成报表 生成报表指的是生成本月的有关业务报表。旧版软件该模块在账簿报表中打开，新版软件不需