浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法.pdfVIP

碹l毒巳老L采工业工程版2005年10月 浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法 浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法 高 莉 (中国电子科技集团公司第十研究所，成都610036) 摘要：档章信息化建设是企事业现代化管理发展的重要组成部分。文中就企事业档案信息化建设 过程中所涉及的总体规剐刳定、两站建设、档棠信息化资源数字化、安全防范、耘准化与规范化、 档案信息化人才的综合素质要求与培养等问题作了初浅的探讨。 美键词：档案；信息化；建设；内容；方法；探讨 一、引 言 随着当今社会信息化的加速发展，迎来了企事业科研、生产和管理活动的信息化发展的新时期。企 事业的档案管理工作是企事业科研、生产和管理活动中必不可少的一个重要环节，如何使其管理工作更 好地服务于企事业的生存和发展．是档案工作面』黼的紧迫课题。信息化、网络化是社会发展的趋势，是 企事业现代化管理发展的方向，档案信息化建设则是顺应时代发展必然选择。 以计算机技术为基础的信息化管理技术给档案管理工作开拓了一种与传统手工管理手段完全不同视 野，这不仅仅是以机器代替手工的过程，而且在档案管理的模式上、方式上和思维结构上都发生了巨大 的变化。实际上，档案信息化管理是一个以产业为支撵，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建 设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。 二、科学地制定档案信息化的总体规划 档案信息化总体规划的制定，必须服从且服务于企事业的发展战略。通过分析企事业自身的特点和 发展目标，进行深人地调查和科学论证，制定出符合企事业自身实际、切实可行的档案信息化长远规划 和近期计划；采取先易后难，循序渐进、逐步推进的工作方法；从企事业的信息剩用需求出发。分析业 务需求，明确业务和管理流程，打破孤立、分散的系统建设方式，在对各部门进行合理的设备配置的同 时，为了充分利用好各种信息源，加速查询信息数据的建设和文档一体化的归档处理。以形成一定规模 的网络管理模式，推动档案信息化的协调发展；注重系统的实际应用效果，强调系统对企事业信息服务 目标的支持，同时也要重视系统的灵活性和可扩展性，为未来的发展留出足够的扩展空间。 三、档案信息网站的建设 档案网站，即企事业档案部门在互联网上建立的信息站点，它以网页方式提供档案信息和相关服务： 实施档案信息网上查找、咨询、电子文件实时归档和直接提供利用。它是档案数字化的主要目的，也是 档案信息化的重要标志和手段。 1．将档案管理系统纳入企事业管理信息系统 在推进档案信息化建设中，应当把档案工作纳入企事业的各项工作中去，纳人企事业信息化建设一 体中。这一方面瞧使档案信息化建设得到保证；另一方面利用计算机网络技术将备部门的计算机设备互 联。建立一体化系统，对本单位各部门的信息予以统筹考虑，资源共享。将会获得管理的系统综合效益。 ·465· 国函巳捌L寡工业工程蔽2005年10月 浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法 2．选择适用的档案管理系统 选用适用的具有开发能力和升级换代能力的档案管理系统是实现档案信息上网的重要条件之～。软 件只有符合网络管理的要求，且检索功能强大，才能充分发挥计算机的优势，为不同层次的用户提供优 质、高效的服务。 3．硬件的配置 网络设备要标准化，所选产品应符合国内外有关标准，并是当前或未来的主流产品，能得到国内外 实力雄厚的软硬件厂家或公司的支持，以确保升级换代，避免重新开发。同时，设备配置要合理化．配 置设备应考虑网络的吞吐能力、传递速度、响应时间等因素。 四、档案信息资源数字化 档案信息资源数字化是档案信息化建设的前提和基础，是保护档案原件的重要方式之一，也是构建 数字档案综合业务管理信息系统时首要考虑的重要功能之一。 档案数字化是通过应用先进的信息技术手段，如计算机及网络技术、扫描技术、音像数字化技术、 海量信息压缩和分级存储技术、数据库技术和数据仓库技术、基于内容的