企业行政事务管理制度-副本讲述.doc

第一部分 行政事务管理制度 总 则 新疆新银宇投资集团有限公司（以下简称公司）行政办公事务管理制度（以下简称制度）系根据公司经营管理方针而制定。本制度旨在保证公司经营管理工作的规范运行和协调公司内各部门工作的有序进行，以提高工作质量和工作效率，各级职员务必依照本规定执行。 第一章 出入管理 公司职员出入管理： 公司职员在办公场所内上班，必须穿着得体，配挂工作证于胸前。 员工上下班时，须有序签到、签退，不得代签。 工作时间外出者： 公司副总及助理以下级别员工临时外出，应于接待秘书处填具《职员外出登记表》。 副总及助理外出时，须向总裁秘书处打招呼。 因故请假者，按规定填写《请假单》。 出差及其他公假者，按规定办理手续。 第二条 公司外人员出入管理 公司外人员来访时，由接待秘书迎领联络，随后填具《来宾登记表》。 公司外人员来访时，不得携带任何危险物品，照相机、摄像机或绘描工具等。 第二章 职员日常行为规范 为了展现公司的良好风貌，塑造富有朝气和活力的企业形象，规范个人行为，特制定本制度。 所有职员应提前5分钟到岗，做好工作准备。. 不穿拖鞋、短裤、超短裙、背心上班。 公司职员要遵守职业道德和社会公德。联系交谈，接待客人，接、转、打电话必须注意礼仪，使用礼貌用语，“您好，新银宇”，树立良好的个人形象及企业形象。 公司职员应自觉保持办公区域的整洁、卫生。对于各类办公用品及资料的放置应做到“置物有定序”，正确使用公司内各种设备、工具，注意保管和保养。 上班期间严禁做私事，包括接、聊私人电话及非工作性会客等（特殊状况例外）。 上班期间严禁无事窜岗聊天，大声喧哗，吃零食。 上班时，接待秘书在走廊或办公室碰见陌生人，应主动询问，提高安全意识。下班时，应检查门窗、文件柜、保险柜、切断电源方可离开。如有加班人员，要主动为其留好大门钥匙。 任何职员都应严格遵守时间，准时参加各项工作、会议及活动。 上班时间请勿擅离工作岗位，未经部门经理同意，不得私自外出，外出需登记留言以便联系。 禁止在办公室内从事违法乱纪或不健康的活动，禁止在工作时间内玩电脑游戏。 员工之间应相互理解、互相帮助。不得做出任何有损公司形象或员工内部关系的行为活动。 公司内职员要自觉遵守公司的各项管理制度，热爱工作，热爱公司，在做好本职工作的同时，主动关心公司的公共事务，维护公司信誉。在公司创业期间，望大家能够同甘共苦，勤俭节约，同舟共济，脚踏实地地做事。 第三章 总机、电话及长途管理 （一） 总 机 总机是公司内外联络的机要环节，工作人员未经批准不得擅自离岗，非工作人员未经批准不得擅自使用总机。 总机话务员（接待秘书）在岗时，做到： 接、转迅速、准确热情； 用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心； 作好长话记录； 严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄露机密。 总机话务员（接待秘书）要经常检查总机的完好状态，经常对总机的通讯情况和长途电话进行检查，发现故障无法排除应及时报告行政人事部经理。 电话维修人员须定期对总机、设备及线路进行维护保养，做好记录，保证线路畅通。 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。 接听外线电话三声之内必须接听，标准用语（普通话）为：“您好，新银宇”当对方告知分机电话时说：“请稍等！”如分机占线，说：“电话占线，请稍等，我再接转一次！”接线三次仍占线即说：“***还占线，如果您方便请稍后再打来。要不，请留下您的电话号码（作记录）稍后让***给您回电话”。接听内线电话的用语为“您好”。其他内容视情况回答，要求是规范、简洁、礼貌。 （二） 电话及长途 公司的电话，主要是作为与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。 员工打电话，用语应注意礼节，尽量简洁扼要。 因工作需要打长途电话者，需经部门经理同意，填写《长途电话记录表》，注明使用人，受话人、起讫时间，联络事项及交涉结果，管理人员即挂接。禁止员工在公司内打私人长途电话。 重要电话做好《电话记录》以告知相关人员备查。 第四章 卫生管理 为了维护员工健康及工作场所环境卫生，特制定本办法。 桌、柜、椅应保持整洁。桌面上除当日需用的办公用品和文件、书籍、茶杯外，不得堆放其它物品或文件。 禁止在办公室内堆放杂物和与办公无关的物品，废弃物品应倒入规定地点。 办公桌椅按统一方式摆放整齐，不得随意变换。职员起身离位时，坐椅归原位放好。 禁止在办公室内乱贴、画、刻、钉，确需对墙壁、隔断置挂放物品，须经行政人事部经理同意。 公共部分按卫生区域划分自觉打扫并保持整洁，垃圾筒保证每日清除，烟缸无烟蒂。 工作场所内严禁吸烟、严禁随便吐痰。 应定期护理工作场所内绿色植物，严禁向花盆