公文格式培训探讨.ppt

天艺酒店管理集团公文格式 为了进一步规范天艺酒店管理集团各单位公文格式，特制订本格式培训大纲。 本大纲以“文件式”公文为例，穿插讲解非“文件式”公文。 本大纲适用于天艺酒店管理集团与各成员企业。 标准参见：港天艺酒管办〔2014〕1号文件。 格式要求 5 字体 公文标题用小标宋体字或华文中宋体字，密级、紧急程度、正文中的小标题、“主题词”三个字、“【按语】”两个字用黑体字，签发人姓名、按语内容、图片文字说明用楷体字，副标题用楷体字加粗，主题词中的词目用小标宋体字或华文中宋体字，正文及其它部分均用仿宋体字。 标题用二号字，按语用四号字，正文及其它部分均用三号字。表格可酌情用三号或小于三号字。 会议纪要文头中的会议纪要类型和会议纪要文号一行用三号黑体字；工作简报、情况通报、学习与研究等其它非“文件式”文头中，期号、发文单位名称、成文日期均用三号黑体字。 公文中的数字、英文字体同其所在段落的中文字体。 文字排列和页面设置 1???制发公文，文字一律横排。 2???公文页边距一般设置为：左边距3厘米，右边距、上边距和下边距均为2.5厘米。 字距和行距设置 1???字间距按word默认的标准设置。 2???行间距设置为固定值30磅，段前和段后均设置为0行。表格中的行距可适当缩小。 3???有时为了使落款日期和正文同处一页，可根据版面状况适当缩小或加宽行距，但要保持版面美观。 公文页码 公文超过1页时，应用半角阿拉伯数字在版心下边缘居中标识页码。 公文结构层次序数 1???? 当公文用序号表示多层次结构时，第一层用“一、”“二、”“三、”……，第二层用“㈠”“㈡”“㈢”……，第三层用“1．”“2．”“3．”……，第四层用“(1)”“(2)”“(3)”……。 2???? 而规章、制度、程序等类型的公文，结构层次也可表示为第一层用“1”“2”“3”……，第二层用“1.1”“1.2”“1.3”……，第三层用“1.1.1”“1.1.2”“1.1.3”……，第四层用“1.1.1.1”“1.1.1.2”“1.1.1.3”……，超过四层用(1)、①或a等表示。 一、第一层 1 ㈠ 第二层 1.1 第三层 1.1.1 第三层 1.1.2 ⑴ 第四层 ⑴、①、a 公文中的数字 1??? 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 2??? 日期应当写具体年、月、日。 引用公文 公文中人名、地名、数字、引文要准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。 公文用词用字 公文用词用字要准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。 例如：根据《天艺酒店管理集团公文格式细则》（港天艺酒管办〔2014〕1号）相关规定… … 公文用纸及复印要求 公文纸一律采用国际标准A4型纸。公文一律双面复印。 公文装订要求 公文应左侧装订，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 骑马订或平订的两钉订位分别位于本端页高的1/4处，平订钉锯与书脊间的距离约8毫米。 订书钉的中心位置离左边缘约0.8厘米，距上边缘垂直距离约为订位一侧纸高的1/4 6 公文应用 —— “文件式”公文 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。 通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。 请示 适用于向上级机关请示指示、批准， 一文一事。 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 决定 适用于重要事项或重大行动做出安排。 批复 适用于答复下级单位请示事项。 —— 非“文件式”公文 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。 会议纪要 适用于记载和传达会议情况的议定事项。 工作简报 用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作的一种文体。 函和请示的区别 “函”的作用之一是“向有关主管部门请求批准”，请示则是“向上级机关请求指示批准” 。 它们之间的区别，从一般意义上讲：直接隶属的下级单位向上级机关请求指示和批准宜用“请示”，对不相隶属的主管部门宜用“函” 。 有些情况可以在既不违背行文规则，又有助于问题的解决的前提下灵活处理。如公司在人事管理方面有事请求省人劳厅办理，可由公司人事部用“请示”行文，因为它们有实际上的业务指导关系。 常见错误 日期编虚位。误：2010年01月01日，正2010年1月1日 此页无正文。 使用口语化