word文档操作讲解.ppt

* * Word电子文档 电子文档的需求和用量日益增大，因此Word提供的一些针对电子文档的功能也就很值得去认识并理解。 Word电子文档 书签 批注和修订 文档的保护 书签 当一篇长文档进行修改后，不仅目录中的页号会发生变化，结构上也可能存在变化，插入的目录需要更新。 书签 目录的出错经常表现为显示“错误！未定义书签。”的提示字样。一般目录的创建，都是通过设置标题样式的套用，但在出错时却没有显示为“未定义样式”，却显示“未定义书签”，可见书签在目录的生成中起到了很大的作用。 标记、显示书签 “插入”——“书签” ，在“书签名”文本框中，键入或选择书签名，单击“添加”按钮即可。 注意：书签名必须以字母或者汉字开头，首字不能为数字，不能有空格，可以有下划线字符来分隔文字。 书签在文中默认不显示，可单击“工具”菜单，在“选项”对话框的“视图”选项卡选中“书签”复选框，要求显示书签。 标记、显示书签 书签和引用 可以为书签创建交叉引用。 “插入”——“引用”——“交叉引用”对话框，将“引用类型”选择为“书签”，“引用内容”设为“书签文字”，则可以在文中指定位置与书签位置之间实现交叉引用。 在“交叉引用”对话框中，若不勾选“插入为超链接”，则点击后书签文字后无法链接跳转到书签插入的位置。 书签和引用 我们在使用交叉引用命令为题注创建交叉引用时，Word会自动给创建的题注添加书签，并通过书签的定位作用，使用超链接连接书签所在的题注位置。 这一系列的动作，都是通过域，这段代码实现的。不仅是题注，引用到脚注和尾注、引用到编号项等等，其实都是按照交叉引用到书签的模式，创建超链接而成的。 批注和修订 批注和修订是用于审阅他人文档的两种方法。 批注和修订 批注是作者或审阅者为文档的一部分内容所做的注释，批注在审阅者添加注释或对文本提出质疑时非常有用。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。 批注和修订 修订用来显示对文档中所做的所有编辑更改的位置的标记。启用修订功能时，作者或审阅者的每一次插入、删除、修改或是格式更改，都会被标记出来，用户可以根据需要接受或拒绝每处的更改。 批注和修订 审阅工具栏 插入批注 先选择要添加批注的文本或对象，单击“插入”→“批注”，在批注框中输入注释 。 加了批注的文本或对象会被括号括起来并以一定的格式突出显示。 修改批注 右击添加了批注的文本或对象，单击“编辑批注”，鼠标将直接定位在批注框或审阅窗格，审阅者可对原来的注释内容进行修改。 在页面视图或Web版式视图下，审阅者也可以直接将鼠标定位在批注框中的编辑点进行修改。 删除批注 删除单个批注：右击要删除的批注，单击“删除批注” 。 删除所有批注：单击“审阅”工具栏中“拒绝所选修订”按钮右侧箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。 删除指定审阅者批注 ：要删除指定审阅者的批注，必须先单独显示该审阅者的批注，然后对所显示的批注进行删除。 显示或隐藏批注 单击“审阅”工具栏上的“显示”按钮右侧的箭头，单击“批注”命令。若“批注”前面的有√表示显示批注，反之则不显示批注 。 标记修订 单击“工具”→“修订”，或单击“审阅”工具栏上的“修订”按钮，文档进入修订状态。 在修订状态下，对文档的任何操作都被标记出来。 标记修订 单击“审阅”工具栏上的“后一处修订或批注”或“前一处修订或批注”按钮，逐项向后或往前查看文档中所做的修订或批注。 单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮，在“主文档修订和批注”窗格中可以查看所有的修订和批注，以及标记修订和插入批注的作者和时间 。 审阅修订和批注 在查看修订和批注的过程中，作者可以接受或拒绝审阅者的修订，采纳或忽略审阅者的批注。 审阅修订和批注 接受修订。 单击“审阅”工具栏上“接受所选修订”右侧箭头，下拉的“接受修订”、“接受所有显示的修订”和“接受所有修订”菜单命令，分别接受单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。 当接受修订时，它将从修订转为常规文字或是将格式应用于最终文本。接受修订后，修订标记自动被删除。 审阅修订和批注 拒绝修订。 单击“审阅”工具栏上“拒绝所选修订”右侧箭头，下拉的“拒绝修订/删除批注”、“拒绝所有显示的修订”和“拒绝对文档所做的所有修订”菜单命令，分别拒绝单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。 拒绝接受修订后，修订标记自动被删除。 审阅修订和批注 审阅批注：批注不是文档的一部分，作者只能参考批注的建议和意见。如果要将批注框内的内容直接用于文档，要通过复制粘贴的方法进行操作。 保护文档以供审阅 设置打开文档密码和修改文档密码 ： 保护文档 单击“工具”→“保护文档”，对“2. 编辑限制”下的“仅允许在文档中