公文管理办法解说.docVIP

公文管理办法 总 则 第一条 为使xx公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，结合公司实际，特制定本办法。 第二条 本办法所称的公文,是指深圳xx鞋业连锁有限公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第三条 公司总裁办公室是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作。负责统一管理本公司公文收发、传阅、审核、用印、归档和销毁等工作，并对本公司其他部门进行指导和监督；督促检查公文运转和办理情况。 第四条 各一级部门以本部门名义对公司其他部门发出的通知、通报、议案等，须经总裁办公室核稿、审批；对本部门内员工发出的公文，如：工作协助函、工作申报表、会议纪要等，由部门总监审核、签批、用印。会议纪要必须抄报总裁办公室存档。 第五条 总裁办公室及各部门都应配备具有一定公文知识的人员负责公文处理工作，加强对员工的教育和培训，提高公司公文处理水平。 第六条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第七条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。 第八条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和xx公司有关保密规定,确保公司商业秘密的安全。 第九条 各部门负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。 第二章 公文的种类 第十条 公文的种类主要包括： 一、公司内部行文：指公司与公司旗下各部门、各分支机构之间为互相传达、布置、汇 报、联络工作时的行文。 （一）命令（令）、决定（决议）：公司董事会对重要事项或重大行为做出安排，奖惩一级部门负责人，变更或撤销下属部门不适当的决定时使用。 （二）议案：用于公司董事会成员或各级部门主管，向公司董事会提请审议事项。 （三）公告、通告；以公司或总裁办公室名义发出的，对外宣布重要事项或在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （四）通知：适用于公司内部上级部门对下级部门传达要求办理、周知或共同执行的事项；转发政府机关来文；发布规章制度；任免和聘用干部。 （五）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况时使用。 （六）工作申报表（即请示、报告）：用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，要求上级部门给予指示时使用。 （七）批复：用于答复下级部门提出的请示事项。 （八）函（包括工作协助函、传真函等）：用于不相隶属的平级部门之间相互商洽工作、询问和答复问题时使用。 （九）会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会人员或部门共同遵守、执行时使用。 （十）专项表格式行文：配合公司内部正常运作常用的固定行文格式，按特定需要时套用。专项表格版式由相关部门按实际需要设计打印好经总裁签批即生效。 二、对外单位行文：指公司向没有直接隶属关系单位的行文。 （一）函/复函：公司与非隶属单位进行商洽、阐明公司立场、咨询和答复问题时使用。 （二）证明：就公司内部特定人、事、物及有关数据给非隶属单位予以具体说明时使用。 （三）申请报告：对特定事项向非隶属单位请求同意或批准时使用。 （四）声明：就公司内部特定人、事、物及有关数据对非隶属单位郑重阐示公司立场时使用。 （五）专项表格式行文：非隶属单位要求公司填写之表格式文件，依实际需要和公司有关规定给予填写。 第三章 公文签发权限 第十一条 所有行文必须按规定由签发人亲笔签署，或加盖已获公司授权使用的私人印鉴或签名原子章。 （一）董事长：以董事会名义对公司内部发出的命令（令）、决定（决议），或对非隶属单位特定董事长签署的行文。 （二）总裁：以公司名义签署公司规章制度、考核办法、干部任免等重要文件，以及向非隶属单位发出需要公司负责人签署的文件。 （三）副总裁： 1、分管总裁办公室：以公司或总裁办公室名义向公司内部发出的公告、通告、通知、通报、议案、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。 2、分管运营中心：以运营中心名义向各运营区发出公告、通告、通知、通报、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。 （四）一级部门总监：以本部门名义发出的工作协助函、工作申报表、会议纪要、专项表格式行文或总裁授权对非隶属单位发出需部门负责人签署的行文。 （五）二级、三级部门负责人：以本部门名义向上级部门发出工作协助函、工作申报表、专项表格式行文。 （六）各运营区负责人可以在自己的职权范围内发布通知、通报等，但重大事项如：商品调价、制定相关的管理制度、卖场商品的展示设计等，需经总裁或其授权人批准后，方可正式对内行文。 第四章 公文格式 第十二条 公文一般由版头、发文字号、密级、紧急程度、文件标题、主送单位