8.操作说明-全国档案事业统计年报信息管理系统.doc

全国档案事业统计年报信息管理系统 用户操作说明 目 录 一、 系统运行环境 1 二、 系统安装 1 三、 新增单位 2 四、 档基表录入 3 五、 数据全运算 4 六、 数据审核 5 七、 数据汇总 5 八、 打印报表 9 九、 数据传出 10 十、 数据装入 12 十一、 查询分析 16 十二、 任务管理 21 十三、 技术支持 23 系统运行环境 建议硬件环境 IBM/PC兼容机，586以上CPU，16M以上内存（建议32M以上），500M硬盘空间，VGA彩色显示器，鼠标。软件环境 支持中文Windows98、Windows2000、WindowsNT、WindowsXP、Vista操作系统，在这些操作系统下须具有管理员权限。 建议使用Windows2000、WindowsXP操作系统。 如果光驱被屏蔽自动运行，通过打开光盘浏览文件，双击‘CDFace.exe’，单击【系统安装】按钮，按照系统提示操作完成安装。 新增单位 在桌面上双击《全国档案事业统计年报信息管理系统》快捷方式，打开软件。（或者通过电脑左下方的“开始”—“所有程序”— “全国档案事业统计年报信息管理系统”），点击工具栏【编辑】按钮进入编辑界面。 单击工具栏上【新增】按钮，填写封面代码页签下的单位基本信息，然后点击【保存】。 注：封面代码中需填写的组织机构代码为9位，由国家技术监督局统一下发给各企事业单位 档基表录入 封面信息填录完成后，点击‘档基表’页签，开始录入数据。不同类型的单位所需填报的报表有所不同，填报完与本单位相关的档基表数据后，点击【保存】。 报表保存时系统会对所填报的数据进行审核，如果审核结果出错将标示出具体指标和提示，根据提示修改后重新保存，详见下图： 数据全运算 数据运算是生成档综表数据的必要操作，在单位完成档基表数据录入后，通过‘运算’生成档综表数据（档综表数据无需手工录入），点击工具栏上【全运算】按钮，如下图： 数据审核 在数据录入和运算完成后，为了保证数据的质量要求，打印和上报前（或接收数据后）还要进行数据审核，点击工具栏【全审】按钮，如下图： 如果审核有错误，根据提示进行数据修改，单击 【保存】按钮，，然后再次进行数据审核，直至完全通过。 数据汇总 主管部门在收集了全部单户数据之后，可通过汇总功能获得报表汇总数据，并产生一户汇总单位。本系统提供两种汇总方式分别是：完全汇总、节点汇总，分别适用于不同情况下的汇总要求。 1、完全汇总 完全汇总能够建立树形结构的根节点单位，并对全部的分户数据进行汇总，其产生的单位主代码最后一位为“7”（系统自动生成），图标为。操作如下： 在系统主界面点击【汇总】按钮，打开完全汇总界面。 选择汇总单位封面的产生方式，单击“新建汇总封面”按钮，弹出完全汇总封面代码录入窗口，填写汇总单位信息，单击【确定】按钮即可。 汇总封面为存储汇总数据而设置的一个单位信息，必须填入合法的单位代码、名称及其他信息。 如果汇总单位封面已经存在（下级单位上报的或已经进行过完全汇总），可单击“选择汇总封面”按钮，选择数据要汇总到的单位，单击“汇总”按钮，汇总后数据将覆盖原来的数据。 2、节点汇总 （节点是指下级单位数据的汇合点，即各级主管单位） 节点汇总主要应用于已形成树形结构中的各节点数据的汇总，通常在下级单位数据修改后，为使下属单位数据之和与其父节点数据保持一致时进行的再一次汇总。如：某单位的数据完成上报后数据又进行了修改，为保证包含该单位数据的汇总数据同步变化，通过节点汇总操作更新和该单位相关的汇总数据，同完全汇总方式比效率高的同时不影响其他汇总数据。操作如下： 在主界面菜单栏【汇总】菜单下选择【节点汇总】。 在树形结构中选择要汇总的单位，选择汇总范围， 本级节点：将此节点的下一级节点单位数据汇总到该单位，即只汇总该单位的直属户。 所有下级节点：从节点的最下级节点开始，进行层层汇总，汇总所有下级节点的数据。 单击【汇总】按钮，完成汇总操作，单击“关闭”退出汇总窗口。 【检查】功能是检查汇总单位数据是否与其单户合计数保持一致。如果检查结果出现错误，可通过重新汇总修正数据。 数据汇总后即可对汇总单位报表数据查看和打印。 打印报表 1．在工具栏上点击【打印】菜单下的【多表打印】，打开多表打印界面，如下图： 2.点击【报表筛选】下的【档综表】分组，批量选择要打印的档综表，如下图： 3.点击【确定】按钮执行打印 数据传出 数据传出功能将报表数据从系统中导出为文件，是下级单位数据上报操作。具体步骤如下： 1、退出编辑界面，在主界面工具栏上点击“传出”按钮。 2、选择 【传出全部报表数据】