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文件控制方案2011.10.6 步骤 一、策划方案 二、文件的统计 目录如下表： 三、分类 分类原则： 方便查找、快速取用; 认证专用 分类以品质部为例： 如下图示： 四、归档区划 a.打孔装订 b.标识页码——口取纸 c.区划：常用文件，放于方便拿取处 五、制作书脊标签 六、总索引 步骤回顾： * * 1.策划方案 2.文件的统计 4.归档、区划 5.制作书脊标签 3.分类 6.总索引 目的 所需资源 步骤操作及 计划用时 验收 2 1 备注 文件编号 文件名称 类别 序号 封存留档 丢弃 过期文件 重复、作废文件 所 有 文 件 有效文件 保留 目录 提示： 据本部门 文件使用频率 和使用习惯 进行分类， 方便下一步 的区划整理。 品 质 部 文 件 分 类 技术类 认证资料 管理类 图纸 单机用量明细 工艺 部门工作手册、检验规程 质量手册、公共程序 国家标准 行业标准 企业标准 3C MA CMC QS 其他文件 外来文件 设备使用说明 内部通知性文件 标识页码时， 日后需添加文件的， 要用单独的张纸 标识首页， 将页码标识在上。 目录页 用胶带粘贴 注意事项： 电表单机用量明细 MX 此处标识文件名称 此处标识文件类别 颜色标识摆放顺序 制作方法： 1.格式：如右图所示： 2.宽度和长度和所用文件夹的书 脊位置的大小相符。 3.书记标签的底色要用彩色卡纸 如：电表类——浅黄色 煤矿类——浅蓝色 认证类及其他——浅绿色 小提示： a.彩色卡纸选用浅色 b.卡纸不宜太薄 电表类 管理类 煤矿类 认证类 其他类 数码相机 制作图示 粘贴在文件橱上 审核用资料 部门工作手册等常规性文件 设备使用说明及外来文件 电能表相关性文件 煤矿产品相关文件 黑色标识 为文件摆 放次序 1.策划方案 2.文件的统计 4.归档、区划 5.制作书脊标签 3.分类 6.总索引 * * * *