0403信息交流控制程序(ok).docVIP

主题内容和适用范围 本程序规定了内外部信息及时、准确地收集、传递及反馈的管理。 本程序适用于公司内、外的各类信息沟通控制。 主管部门和分工 2.1环境管理者代表是公司内、外部信息交流的总负责人。 2.2计划中心负责本公司环境管理体系运行的内、外部信息交流与管理，是内、外部信息交流的窗口。 2.3公司各部门负责与本部门日常工作有关的内、外部信息交流。 管理内容和要求 3.1信息交流的内容及分类 3.1.1内部信息 内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、各部门间的行文等。具体包括: a) 正常信息，如环境方针和目标完成情况、检查检测记录、法律法规及其他要求信息、内部审核与管理评审报告以及管理体系正常运行时的其他记录、外部审核信息等； b)（潜在）不合格信息，日常体系运行和体系内部审核的不合格项报告，纠正与预防措施处理记录等； c) 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的内部交流信息； d) 其他内部信息，如员工的建议、投诉等。 3.1.2外部信息 外部信息是指各类相关方的信息。相关方包括政府机构、社会团体、在区内从事各项活动的所有单位和个人、社会公众等。具体包括： a） 法律法规及其他要求； b） 外部的投诉与抱怨； c） 相关方的要求； d） 与环境有关的其他信息。 3.2信息的交流 3.2.1内部信息的交流 a）正常情况下，各部门之间以会议、文件、电子邮件、工作联系书、电话等方式进行环境管理信息的交流、联络、答复和处理，其中对于重要信息应以书面形式，信息的发出部门应保证信息的准确、及时和有效。 b）本公司环境方针、环境管理手册、程序文件等，由质量管理中心发布到公司内部网络，传达到各部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书由各部门自行传达。 c）公司总经理、环境管理者代表、质量管理中心有关环境管理体系的指示、决定、要求等由质量管理中心负责传达。 d）质量管理中心对环境目标、指标和管理方案的实施情况、法律法规的遵循情况以及运行控制情况进行检查，向环境管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门，详见《环境监测与测量控制程序》。 e）环境管理体系审核以及管理评审等信息的交流，按照《内部审核及管理评审控制程序》的要求进行 。 f）体系运行中的不符合以及纠正要求、采取的纠正措施、实施结果等信息的交流，按照《不符合、纠正及预防控制程序》的要求进行。 g）发生紧急情况时，各部门或岗位之间应按《应急准备与响应控制程序》及时传达信息，并做出紧急情况下的措施，必要时可直接拨打紧急求救电话，如119、120及110等。 3.2.2外部信息的交流 a）法律法规及其他要求的获取、识别及传达方法，按照《法律法规和其他要求获取与识别程序》的要求进行。 b）各部门在各自职责权限范围内接收来自于相关方的信息，见《相关方环境影响管理办法》。接收的信息由信息接收部门记录在《工作联系书》。 c）对于各部门在职责范围内能处理的信息，由各部门直接研究、处理。对于各部门在职责范围内不能处理的信息，由各部门以书面形式传达至相关部门，相关部门应及时对此信息进行研究、提出处理意见；需要时，可会同其他部门协商处理。如发现较大、重大问题，应向环境管理者代表报告；环境管理者代表对接收的报告可直接批复处理意见，或指示召开会议研究决定处理意见。 d）对信息的批复处理意见，按内部信息交流要求传达至相关部门。各相关部门按处理意见的要求和相关程序的要求进行落实。 e）信息的处理结果或处理方案，由信息处理部门以口头或书面形式答复相关方，并在《工作联系书》上记录。 3.3必要的信息记录由相关部门进行归档并妥善保存。 相关记录 记录名称 记录编号 保管期限 幅面 保管部门 《工作联系书》 E/RSAG G0403-R01 3年 A4 相关部门 相关文件 记录名称 记录编号 备注 《文件控制程序》 E/RSAG G0405-2007 二级文件 《内部审核及管理评审控制程序》 E/RSAG G0505-2007 二级文件 《法律法规识别与合规性评价控制程序》 E/RSAG G0302-2007 二级文件 《不符合、纠正及预防控制程序》 E/RSAG G0405-2007 二级文件 《应急准备与响应控制程序》 E/RSAG G0407-2007 二级文件 《环境监测与测量控制程序》 E/RSAG G0501-2007 二级文件 《相关方环境影响管理办法》 Q/RSAG 111 104 -2007 三级文件 编制： 审核： 批准：  内外信息交流与沟通程序流程图 工作联系书 发出部门： 编号： 接收