发邮件的礼仪讲述.doc

发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯 邮件是现代办公必备工具，是跨地域、跨平台沟通的利器，具有可追溯性和商业效力，但写作时也有“规则”与“潜规则”，你是否都已掌握？ 一、关于主题 原则：要提纲挈领，一目了然，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。  格式：建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰写。比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里，“【新闻稿】”是主旨部分，“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。 对外邮件：代表公司对外发邮件时，最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。 对内邮件：公司对内邮件，则在主旨内写上部门名, 加强提醒，以便合作部门及时查收反馈。 Tips： 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 3．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 4．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 5、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 二、关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 2． Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 （唉，其实也不一定啦。）俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 三、正文 正文写作核心就是金字塔原理，要将最重要的东西简洁明了的描述清楚，特别是要邮件接收人需要做的事情安排清楚，比如是需要对方执行某项工作还是领导给出审批意见。正文最重要的是控制内容传播范围，比如部门内部的，公司内部的东西一定要严格限制，不可以随便外发出去。有时候一些邮件比较长，反复回复转发的，外发前不能简单发送，一定要检查一下下面的内容有没有涉及不能外法的东西，特别要检查一下附件，看是不是受控的内部文档。其次，如果是安排对方工作，要明确工作内容，工作要求，达成时间，重要的内容突出显示。比如发的培训通知，就要将培训时间、地点、课程安排、联系人和联系电话写上去，并用蓝色或者红色字标出来，并加粗，放大。 对于给领导的邮件，除了以上内容外，还需要注意将正文尽可能控制在一屏能看完（主题明确，内容精简），特别是对高级领导的邮件，不要让对方拉伸，而且字号大一点，文字间距也稍微大一点（领导们的视力都不大好），需要领导做的事情也明确清楚，一般都是：妥否，请审批，或者是：请xx领导审批！这样领导直接在后面回复个：同意，事情就ok啦。 对于不能一屏显示的内容，要将最重要的放在前面，总体内容和要求放在前面，详细的内容放在后面或者纳入附件。也可以用一些工具来帮助，比如notes可以做表格，分门别类的表示出来，随便一点就可以看不同的内容： Tips：1. Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好