电子邮件礼仪培训试题.ppt

厦门市民和电器材料有限公司 厦门市民和电器材料有限公司 * * 电子邮件沟通的重要性 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 * 电子邮件沟通的重要性 现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计 不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 * 电子邮件使用基本原则 基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端 * 由邮件门事件引发的思考 * 一 二 三 称呼语与问候 正文 四 五 附件 结尾签名 邮件标题 六 回复技巧 七 正确使用发送、抄送与密送 内 容 提 纲 * 一、邮件标题 不要空标题 1 标题要简洁 2 标题要真实反映邮件的重要性 3 一封信一个主题，不可大杂烩 4 回复邮件时要更改标题 5 不要随便用紧急标示 6 标题千万不要出现错别字 7 * 二、称呼语与问候 （1）、英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好” 或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。 （2）、结尾常见的写个Best Regards，或者简写“B/R”。中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式 的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和 “此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两 格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 （3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些， 总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对 方也能平静地看待。 1、 Email开头最好要有问候语 。 * （1）、邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 （2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 （3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高 于自己的人也不宜称呼英文名。 （4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。 2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 * 1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。 三、 正 文 * 处理图片时，要把价格去掉！ * 四、 附 件 1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带 有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响 使用； 6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成 几个小文件分别发送。 * 五、 结尾签名 1、签名档信息不宜过多 电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职 务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜 行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信 息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。 对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，