2010年业务研讨会课件-企业电子文件管理规则修订教学.pptVIP

* * 企业 电子文件归档与管理规则 (修订) 适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理 1 范围 2 引用标准 电子文件归档与管理规范 GB／T 18894—2002 3 定义 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。 实体 指以纸质、实物、录音带、录像带等为载体的档案。 有实体依托的归档电子文件 指实体档案经数字化处理后所得的电子文件或是由相关软件直接产生并有相对应的实体档案的电子文件。 无实体依托的归档电子文件 指由相关软件或设备直接产生并无相对应的实体档案的电子文件。 · 真实性 · 完整性 · 有效性 · 背景信息 · 元数据 电子文件应该具备的特性: 真实性 ? 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 背景信息 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 举例各单位所产生的电子文件类型: 制发的公文 接收的公文 数码照片 数码影像 数字音频 CAD制图 数据文件 扫描文件 随机文件 其它 电子文件主要有以下几种类型： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它可以是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们的组合体。在概念上，一般把已组织成网（WEB）的信息称为超文本文件。 （九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 4 收集 要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。 要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现阶段支持word) 要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式 要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据 要求五: 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应按MPEG2方式压缩 要求六: 用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式 要求七: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应转换为MPEG2以上格式 要求八: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，必须将软件的源程序及其开发、编译工具一并收集 要求九: 归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格式，因技术原因无法转换的，必须将相关软件一并收集 要求十: 积累过程中应定期制作电子文件备份,并存储于能够脱机保存的载体上. 5 整理 · 分类 有实体依托的电子文件的分类保持与实体档案分类一致。 无实体依托的电子文件，现阶段暂归入其它类。 按卷管理方式整理的有实体依托的电子文件的命名与对应的实体档案的卷内序号一致，如：01.doc,02.tif。 按件管理方式整理的有实体依托的电子文件的命名与对应的实体档案的档号一致，如：GL2009.1-001.doc,CP1.1-001.tif。 · 分类 无实体依托的每份电子文件的命名为“类目号”+“-”+“流水号”，如：QT2009-001.mpg。 类目号 现阶段采用“分类