第4章 数据表视图和数据记录操作.ppt

第4章 数据表视图和数据记录操作 主要内容 4.1 数据表视图 4.2 添加新纪录 4.4 记录定位 4.4 编辑数据 4.5 记录排序 4.6 记录筛选 4.7 显示格式 4.8 打印输出 4.9 子数据表 目的要求: 掌握数据表视图概念及结构 掌握记录的输入方法 掌握记录的查找、排序和筛选 掌握定制视图格式 掌握记录打印 掌握子数据表概念 4.1数据表视图 表、查询和窗体对象都有一种共同的表现形式—数据表视图 数据表视图特点：非常直观；同时可以浏览大量的记录；便于浏览修改记录。打开一个表的数据表视图方式操作方法有以下几种： (1)在”数据库”窗口中，双击一个表。 (2)表设计视图中，单击工具栏中的数据表视图按钮： 图4-3数据表视图组成要素 数据表视图最左边一列是记录选定器，用于选择一条或连续多条记录.根据对数据表的操作，记录选定器也显示当前记录操作状态。记录选定器显示的状态符号如下表4-1所示。 数据表视图工具栏按钮 4.2 添加新纪录 添加新纪录的方法 逐条手工输入 复制粘贴输入 用查询命令批量输入 1.自动编号字段 自动编号字段不用输入，字段属性“新值”是“递增”时，自动编号字段是从1开始，自动累加。如果从表的后面删除了一些记录，再输入新记录时自动编号字段的新值还是按未删除前的值累加。 2.文本和备注字段 在文本框中直接输入英文、数字、汉字和其它符号。如果在文本型字段中输入的字符超过字段长度，则光标停止不动，数据表头闪烁一次。 备注数据类型可以在专门的窗口——显示比例窗口中输入。弹出显示比例窗口的方法是：Shift+F2 3 .数字字段 数字字段有许多数据类型，输入时应注意输入后的显示与输入的差别，如字段是整型数据，输入的数据如果带小数，则自动进行四舍五入。 对于特别大或特别小的数，可以采用科学计数法直接输入，例如，可以直接输入：2.1e9，以代替输入2100000000。 4 .日期/时间字段 日期/时间字段输入可以分为三类：纯日期、纯时间和日期时间混合。一般在设计日期/时间字段时要设计输入掩码，以方便用户输入数据。 纯日期输入一般以格式：____年__月__日输入数据，当光标移到日期/时间字段时并不显示以上格式，只有按下第一个键，才出现以上格式提示(如图4-7所示)，输入的纯日期其带有的时间是00:00:00。 5 .货币字段 货币型精确到小数点左边 15 位和小数点右边4位，在数据前显示一个货币符号￥。输入数据说不用输入货币符号，直接输入数值即可。在内部计算机只保4位小数，如果输入超过4位，则四舍五入。 6.超链接 可以在超链接字段直接输入文本或数字，Access把输入的内容作为超链接地址。 另外一种输入超链接地址的方法是插入方式，操作步骤如下： （1）选择菜单项“插入”/“超链接”，弹出插入超链接对话框，如图4-11所示。 （2）用插入级链接对话框完成输入超级链接。可以看到，链接的对象分成三类：原有文件或网页、新建页和电子邮件地址。 7.查阅向导 用查阅向导生成的字段输入数据的方式用组合框示选择输入，不必使用键盘输入字符，单击组合框下拉按钮弹出下拉列表，从列表中用鼠标选择一数据项单击即完成输入 8.插入OLE对象 数据表视图中在OLE对象字段输入数据的方法是插入OLE对象，操作方法如下： (1)将光标移动到当前记录的OLE对象类型的字段中，例如学生基本情况表的照片字段。 (2)选择菜单命令“插入”/“对象“，Access打开“插入对象”对话框，如图4-13所示。选择由“文件创建选项”，然后单击“浏览”按钮找到存放照片的目录，选择对应学生的照片。 4.3 记录定位 对记录进行编辑前首先确定要编辑的记录，把记录指针移到目标记录上，即对记录进行定位。 记录定位的方法有三种类型： 直接定位 导航按钮定位 记录查找定位 记录查找定位 查找定位的操作方法是单击菜单“编辑”/“查找”菜单项，弹出查找和替换对话框，在“查找内容”文本框中输入要搜索的信息。 查找要经常用到通配符，用于模糊信息的查询。Access有两个常用通配符：单个通配符和任意通配符。单个通配符的符号是一个问号 (?) ，匹配单个字符；任意通配符的符号是星号 (*)；可以匹配任意个数的字符。例如，在学生基本情况表中，要找到姓名是：邵什么丽的人。输入“邵？丽”，则找到邵丽丽并把记录指针移到记录上。如果输入邵*，则会找到第一个姓邵学生。 4.4 编辑数据 1.给表添加新数据 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要添加数据的表为操作对象，按“打开”按钮； （3） 在“表”浏览窗口，在指示的记录行中输入新的数据； （4） 保存表。 2.修改表中的数据 操作步骤如下： （1） 打开数