ERP项目文档管理办法的认识.docVIP

文档编号：XX01-001-04密 级： XXXX 有限公司 XX ERP项目 ERP项目文档管理办法 金蝶—XX ERP项目组 2009-9-23 文档控制 更改记录 日期 作者 版本 参考版本 备注 2009-9-23 1.0 审校 日期 作者 版本 参考版本 备注 1 引言 1 编写目的 1.1 设立统一的文档管理办法及格式（标注格式见附件一），给项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展； 1.2 制订项目组推进过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任； 2 任务概要 2 .1 工作内容：项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的编码、会议记 录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目网站（XX OA办公系统）上发布。 2 .2 工作要求：建立相适应文档，根据要求适时添加文档并与相关人员合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助小组人员获得最新信息。 2 .3 工作程序 注：所有文档有项目文档管理人管理，审批流程如下： 3 文档管理 3 .1 总 则 3 .1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。 3 .1.2 所有存档文件根据需要归档。 3 .1.3 各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。 3 .1.4 所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。 3 .1.5 由专人负责项目文档管理工作。（管理责任人见《XXERP项目组人员分工及职责》） 3 .2 范 围 文档收集文档分类 文档归档 编码及编码规则 数据文档 会议及培训 文档发布 注：各类文件提交由项目实施小组副经理审核再上报项目经理。 文档审核 3 .2.1 项目准备阶段 a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划； b. 有关项目的审批文件、合同书、专家建议； c. 可行性方案及批准文件； 3 .2.2 项目实施阶段 a. 各种报告和数据； b. 各种培训资料及技术资料； c. 各种考题及答卷； d. 各种管理制度及办法； e. 每次会议纪要；（包括所有讨论会） f. 阶段性成果交付。 3 .2.3 其它有关材料： a. 每周计划和实施阶段总结； b. 项目例会会议记录和专业会议文件； c. 同ERP实施有直接关系的重要材料。 3 .3 文档分类 3 .3.1 文档分为管理制度文档、培训文档、实施文档、通知文档、交付文档和其他； 3 .3.2 文档编号按照总编号、项目编号、年代、类型原则分配； 3 .3.3 文档的编号方式：项目编号+年代序列号+类型序列号到+分序列号； 3 .3.4 编号规则 文档编号例如： HM01-001-00为目录编号； 项目编号为：HM； 文档版本号：01 本文档编号为：001； 文档类型编号：00 年代编号3 .3.5 配置文档类型编号规则 培训文档 00 通知文档 01 实施文档 02 交付文档 03 管理制度文档 04 其他（根据情况添加） 3 .4 存档规范 3 .4.1 基线：事件发生后一周内归档。 3 .4.2 完整性：是否成套、缺页和涂改； 3 .4.3 准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致； 3 .4.4 文件材料属性的鉴别：是否为同一类； 3 .4.5 所有文档两个月整理一次，按照不同类型保存； 3 .5 目录建设与管理 3 .5.1 所建目录要求符合明确方便的原则 3 .5.2 查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息； 3 .5.3 文档用EXCEL 软件进行管理； 3 .6 文档的提交、保存及使用 3 .6.1 文档提交 (1)文档的提交时间根据具体规定执行，原则上应在规定时限内提交，如有特殊情况，可向项目副经理提出申请，批准方可执行； (2)项目文