什么是办公自动化解读.ppt

什么是办公自动化？ 把计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科学等技术及现代办公设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，以提高工作质量、工作效率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的人机信息处理系统。 办公自动化系统构成 收发文管理 会议管理 个人管理 电子邮件 档案管理 远程办公 …… 学习目标 掌握常用办公软件的基本使用方法和办公实用技巧 Word Excel PowerPoint Outlook 了解使用计算机实现办公过程的自动化。 讲座安排 Word 基本使用方法介绍； Word长文档排版方式和办公实用技巧； Excel基本使用方法介绍 Excel办公常用操作介绍； 如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片 outlook使用技巧 第一讲 Word 2003概述 Word是目前最流行的基于Windows窗口环境下的字表 处理与编辑排版软件，它秉承了Windows友好的图形用户 界面， 具有操作方便、图文并茂、所见即所得等一系列 优点。本节以Word 2003为蓝本，讲述Word的各种功能及 操作方法。 1．Word 2003的特点 (1) 文档管理 (2) 编辑功能 (3) 模板、向导及样式 (4) 图文混排 (5) 表格处理 (6) 传真、电子邮件与Web Word的强大功能 强大的文字录入排版的功能； 图片图行处理功能； 强大的表格制作； 一、 Word简介 1、Word2003的启动与退出 1.1 Word 2003 的启动 ⑴通过“开始”菜单； ⑵利用桌面上的快捷图标； ⑶直接利用已经创建的文档。 1.2 Word 2003 的退出 (1)单击 Word 2003窗口右上角的“关闭” (2)双击 Word 2003 窗口标题栏上的控制菜单图标 (3)单击“文件” →“退出”命令 (4)使用键盘组合键Alt+F4 3、Word菜单栏提供的菜单命令有：  文件——执行与文件有关的操作，包括文件的新建、打开、 保存、打印等。 编辑——实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接。 视图——定义Word文档的各种显示方式。 插入——在Word文档中插入各种类型的元素。 格式——对文本或其他文档元素的编辑格式进行定义。 工具——提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、 字数统计等。 表格——在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。 窗口——可实现文档的多窗口操作。 帮助——查阅有关Word的联机帮助信息。 4、Word 2003文档的制作步骤  制作Word文档一般按以下五个步骤进行。实际的顺序应根据具体情况来确定。 （1）录入——输入文本、表格、图形等； （2）编辑——插入、修改、删除、复制、移动文本； （3）排版——设置字符、段落和页面的格式； （4）保存——编辑排版后的文档存放在磁盘上； （5）打印——将文档从打印机上输出。 二、 文档的基本操作 创建文档（新文档窗） 保存文档（内存 ? 外存） 打开文档（外存 ? 内存） 关闭文档（结束文档操作） 多文档之间的操作 1、创建新文档 方法一：创建空白文档 (1)Word启动创建： “文档1.doc”。 (2)使用快捷键来建立：Ctrl +N。 (3) 【文件】菜单中的【新建】：新建一个空白文档。 (4)使用右键菜单来建立：快捷菜单中【新建】—【Microsoft Word文档】。 方法二：利用模板和向导创建文档 文件——新建——本机模板 2、 保存文档 打开文档后，要保存已修改的文档，可采用以下方法： (1)在“文件”菜单中打开【另存为】对话框，在“保存位置”中选择要将文件保存的具体位置，在“文件名”中输入要保存的文件名称，单击保存即可。 (2)如果不更改文件原有保存位置和名称，则可直接点击“文件”菜单中【保存】命令或工具栏中【保存】图标。 ctrl+s 3、多文档切换 打开【文件】菜单，最下面列出了我们打开的所有文档，其中标号1所对应的文件是当前编辑的文档，单击“文档2.doc”，就切换到了“文档2.doc”。当然也可以按下Alt+Tab键来切换。 4、 关闭文档和退出Word 当文档编辑完毕，需要关闭文档，以备下次再进行编辑或使用。关闭文档的方法有： (1) 退出Word。 (2) 关闭单个文档。 三、Word文档的创建步骤 首先是键入文字，进行编辑和错误修改； 1、文字录入 选择合适的输入法 鼠标单击任务栏右边的输入法指示器 选择。 利用[CTRL+SHIFT]组合键在安装的各种输入法之间切换，用[CTRL+space]在中英文间切换 。 全角、半角字符的切换及输