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高效商务会议（下） Effective Business Meeting (Part II) 会前准备 会中控制 会后跟踪 Continued from Previous Part 目 录 会议为什么低效 如何提高会议效能 如何提高会议效能 会前准备 会中控制 会后跟踪 目标：做好以下三点，召开高效商务会议 目 录 做好会中控制工作，需要进行如下五项工作： 会 中 控 制 良好的开始是成功的一半，遵循一些简单的指南可以帮助你有效的开始会议 切记要提前到会议室。你需要整理资料，布置会议室，调整好电脑和投影仪等设备。如果是视屏会议或电话会议，还需检查必要的硬件、软件设备以及网络连接等，最好可以提前做好测试。 准时开始会议。等迟到的人都到齐后再开始会议只会浪费准时到达的与会者的时间。 进行与会者介绍。如果参与者互不相识，可以留出时间进行个人介绍。 会议背景和意图说明。进行介绍性的简要讨论，以确保与会者清楚会议的议程、目标和期望结果，然后进行任何必要的调整。如果事先没有拟定议程，现在便可“即时”制定。 通常可在最短的时间内实现。在这种情况中，有必要让所有成员感觉到领导者听取了他们的观点。 会 中 控 制 领导者做决策 需要较长时间去实现。聆听成员意见，把每个人的意见与想法融入，提出解决方案，利于决策执行。 可在较短时间内得出结果，它需要大家及时表态，最终可能并非每个人都同意该决策，但他们都愿意支持该方式。 团队达成一致意见 预先向与会者提供准确的信息可确保团队成员做出明智的决策。同时，要确保所有与会者都了解将如何做出决策。 会议的决策方式一般有如下三种： 投票表决 1 2 3 确定团队应在何时达成一致意见，所有人都意识到这一点，然后再继续进行，从而确保团队不会偏离任务目标。 明确何时达成一致 引导发言 当你感觉到大家对某个问题兴趣浓厚时，可适当引导大家发言，并关注且倾听他们的想法。 随时跟进进展 讨论问题的过程中，在挂纸板或白板上记录大家的意见，甚至着重标出某些评论。强调已达成协议的部分，巩固团队已达成的共识，防止团队回到已经解决的问题上。 随时察觉会议是否偏离主题 当觉察到会议已经偏离主题时，要即时引导大家回到主题上来。 专人定时提醒 请一位与会者负责定时提醒团队剩余的时间以及尚未处理的议题，并讨论决定优先处理，推迟某些议题或另开会议讨论。 从简单问题开始 良好的开端是成功的一半。在会议中可以从易于解决的问题开始入手， 随后再讨论较困难的议题，但要确保预留足够的时间来处理它们。 控制讨论时间 会前需预估每个议题所需时间。会中要控制解决每个问题或做出每个决策所花的时间，否则会影响会议的进程，无法达到最终的会议目标。 随时告知动向 让参与者清楚的了解会议进程、动向。 监控自己的参与程度，以确保自己没有在讨论中垄断发言。 如果有参与者批评或攻击其他成员的发言，应予以调解。找出问题的关键，求同存异。 积极看待与会者提出的不同观点并鼓励他们提出建议。为沉默腼腆的人提供发言的机会，避免他人插话或垄断发言机会。 有时与会者可能提出一些疑难问题，或者与其他同事不一样的观点。这时相关负责人首先要表示感谢，可以解答的问题需当场解答；如当场无法解答，也应确认会后跟进时间。 鼓励发言，避免个别人垄断发言 欢迎不一样的声音 对批评或攻击予以调解 随时监控自己的参与度 这 时 你 该 怎 么 办 ？ 会议可能会被以下几种风险影响，而导致会议无效： 如果会议陷入僵局或感到困惑 如果参与者为了一个议题争执不休 如果参与者陷入沉默 如果参与者不直接应对问题 如果参与者不断重复观点 如果参与者迟到或早退 如果参与者迟到或早退 按计划进行：始终准时开始和结束会议。 开始前再次确认以便及时调整：在正式会议开始前，应询问每位与会者行程是否有变，能否参加完本次会议。如果不能，可以考虑调整会议的时间长度，或者将与该人员相关部分提前讨论。 找原因：如果可以，应找出迟到或早退的潜在原因。比如，会议结束后私下询问迟到或早退者为何未能准时出席会议。 会 中 控 制 你 可 以 这 样 做 你 可 以 这 样 做 如果参与者不直接应对问题 会 中 控 制