常用几个办公软件的结合使用与使用方法.ppt

常用的几个办公软件 WORD的使用技巧 二、同时编辑长文档的多个部分 同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。 　　方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。 　　方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”菜单项。 三、同时保存或关闭多个文档　　 同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。 WORD的其他小技巧 一）、使用格式刷 在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为： 1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状； 2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字； 3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。 二）、选定文字的技巧 1．用鼠标快速选定。双击鼠标左键，在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word 2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。 2．使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。 3．选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。 4．使用快捷键f8：按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。 四）、给跨页的表格自动添加表头 如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作： 1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）； 2．在Word 97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word 2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。 五）、编辑时的快速定位 按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。 在Word2000中灵活运用Ctrl键 １.与字母联合使用Ctrl+A（全选）?Ctrl+B（对所选文字设置或取消加粗）?Ctrl+C（复制）Ctrl+D（打开字体对话框）?Ctrl+E（段落居中对齐）?Ctrl+F（查找）Ctrl+G（定位）?Ctrl+H（替换）?Ctrl+I（所选文字设置或取消倾斜）Ctrl+K（插入超级链接）?Ctrl+L（段落左对齐）?Ctrl+M（可缩进所选段落）Ctrl+N（新建文档）?Ctrl+O（弹出打开对话框）?Ctrl+P（打印）Ctrl+Q（取消编号）?Ctrl+R（段落右对齐）?Ctrl+S（保存文档）Ctrl+T（设置悬挂式缩进）?Ctrl+U（可为所选文字设置或取消下划线）?Ctrl+V（粘帖）Ctrl+W（关闭文档）?Ctrl+X（剪切）?Ctrl+Y（可重复大部分命令和操作）Ctrl+Z（可撤销最后一步编辑操作如果要撤销多步编辑操作，可再按此快捷键） ２.与光标键联合使用Ctrl+←（可将插入点移到上一个英文单词或中文词）?Ctrl+→（可将插入点移到下一个英文单词或中文词）Ctrl+↑（可将插入点移到上一个段落）?Ctrl+↓（可见插入点移到下一个段落） ３.与部分数字联合使用Ctrl+0（可迅速在段前增加或删除１２磅的行距）?Ctrl+1（改变段落的行距为单倍行距）Ctrl+5（改变段落的行距为１.５倍行距）?Ctrl+2（改变段落的行距为双倍行距） ４.与Fn功能键联合使用Ctrl+F2（选择“文件”菜单上的“