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档案工作实务复习资料 第一章 文件管理 1、文件的概念、特点、种类？ 概念：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。狭义的文件就是公务文件。 特点：①由法定作者制发。 ②具有法定的权威性和现行效用。 ③具有规范的体式和特定的处理程序。 种类：按来源分：收文 发文 内部文件 按保密程度分：绝密 机密 秘密 内部 限国内公开 对外公开六类。 按行文方向分：上行文 下行文 平行文 按载体形式：纸质 感光介质 磁介质 电子文件 按文件的规范情况分：通用公文和事务公文 2、通用公文概念、种类？ 指党政机关的规范性文件。 种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 命令（令）：适用于国家行政机关依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性措施；嘉奖有关单位人员。 公报、公告和通告：公报用于公开发布重要决定或重大事件；公告用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告用于公布社会各有关方面应当遵守法定周知的事项。 决定和决议：决定用于对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关的决定事项；决议用于经过会议讨论通过的重要决策事项。 指示：指党的上级领导机关用于对其下级机关布置工作，提出或阐明开展工作的原则和要求的一种文种，属于下行文。 意见、条例、规定：意见用于对重要问题提出见解和处理办法；条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 议案和报告：议案用于向人民代表大会提请审议的议事案。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 通知和通报：通知是党政机关用于发布法规和规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项的一个文件；通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 会议纪要：是党政机关用于记载和传达会议主要精神、会议情况和议定事项的一个文种。 函：作为公务文件又称为“公函”，用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 3、事务文件概念、种类？计划；总结；简报；工作要点；汇报提纲。 概念：是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。 计划：对未来一个时期内工作、学习、生产提出预想的目标，并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施的书面材料。性质分：综合计划和专业计划；内容分：生产 工作 学习计划；范围分：个人 单位 地区 时间分：长远 年度 季度 月计划 总结：对前段时间工作、学习、生产进行检查问题，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。分专题和综合总结 简报：各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文件。分工作 情况 业务 会议 典型经验简报等。 工作要点：对一定时期内的工作提出指导原则和总的要求的一种局面表达形式。 汇报提纲：是上级领导机关检查工作时，下级机关为汇报工作而写出的纲要。 4、行文规范应遵守的原则？ ①严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。 ②除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。 ③行文要注意隶属关系。 ④行文应分清主送与抄送机关。 ⑤两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。 5、公文格式？ 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 6、文书处理概念、要求、内容？ 概念：指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 要求：实事求是，精简 高效 安全保密 内容：收文处理 发文处理 文书处理。 7、收文处理的主要工作程序？ 签收 登记 审核 分送 传阅 拟办 批办承办 催办 注办 归档。 8、发文处理的主要工作程序？ 拟稿 核稿 签发 编号 缮shan印 校对 用印 登记 颁发 9、立卷的概念，立卷特征？ 概念：文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。 立卷特征：就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组