第二节、归档文件的整理解析.pptVIP

（五）、编号 1、确定编号项目 （1）、件号 归档文件的排列顺序号——室编件号、馆编件号 （五）、编号 1、确定编号项目 （2）、全宗号 档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 （五）、编号 1、确定编号项目 （3）、年度 指各归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示 （五）、编号 1、确定编号项目 （5）、机构（问题） 指形成文件的单位、部门。填写作为分类方案类目的机构名称 （五）、编号 2、填写归档章 在归档文件材料上逐件加盖归档章，并填写相关项目 首页上端居中空白 （六）、编目 编制归档文件目录，以“件”为单位，根据分类方案和件号顺序编制 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 归档文件目录格式 注：归档文件逐件编目 来文与复文作为一件时，只对复文进行编目 A4纸幅 归档文件应装订成册并编制封面 归档文件目录 全宗名称______________ 年 度______________ 保管期限______________ 机 构______________ （问题）______________ (七)、装盒 归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目 具体要求： 形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内 按机构（问题）编件号的，不同机构（问题）形成的文件材料不得装入同一档案盒内 (七)、装盒 (七)、装盒 1、档案盒封面及盒脊 封面：全宗名称 盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构（问题） 起止件号、盒号 (七)、装盒 2、备考表 3、档案盒规格及监制 外形尺寸310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度根据需要20mm,30mm,40mm等，无酸纸制作 第二节、归档文件的整理 一、归档文件整理的含义 归档文件整理是将归档的文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，使之有序化的过程。 （一）、办理完毕的文书才整理归档 文书办理完毕指的是文书在处理程序上已经办理完毕 1、文书中提到的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕 2、文件需长期执行或办理时，发文机关可在文件发出前将定稿整理归档；收文机关则需领导阅知、研究、传达并具体执行后归档 3、不需办复的文书，经领导批阅或传阅等文书办理程序完毕即可归档 （二）、有查考利用价值的文书才整理归档 需要整理归档的文书，必须是具有一定保存价值的文书。 （三）、文书归档前必须经过科学的处理 以“件”为单位 《归档文件整理规则》 正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、去文与复文 二、归档文件整理的作用 （一）、保持文件之间的历史联系，便于查找利用 （二）、维护文件的完整与安全、便于保管 （三）、保证工作活动的连续性，为档案工作奠定基础 三、归档文件整理规则 文书立卷 案卷 “文书整理工作以‘件’取代‘卷’，实行文件级管理；以‘案盒’取代‘案卷’，‘案盒’作为保管单位；以年度、机构（问题）、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大特征的分类方式；以归档文件目录替换卷内文件目录；取消硬卷皮和软卷皮，取消案卷目录、目录号。” ——《归档文件整理规则》 2000年12月由国家档案局发布 《归档文件整理规则》实施的意义 1、减轻档案工作量、提高工作效率 2、整理方法易于掌握 3、有利于档案的保护和利用 4、利于开展鉴定工作 5、有利于手工管理向计算机管理过度 四、文件整理的步骤与方法 步骤 （一）、修整 主要内容： 修复破损文件，复制字迹模糊或褪色的文件； 去除原装订文件用的易锈蚀的金属物； 大A4纸型规格报表、图样等文字材料，按A4纸规格折叠（尽量减少折叠层次，折痕处字迹之外） （二）、装订 文件按件装订 装订方式：维护文件原貌，材料成本低廉，简易便用 线装、黏结式（裱糨糊、热封胶）、穿孔式（钉书钉、铁夹背）、变形材料（钢夹、塑料夹） （三）、分类 年度分类法、组织机构分类法、问题分类法 （四）、排列 “事由原则” 即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起 事由可以指一件具体的事、一个具体的问题或一段较紧密的工作过程 （四）、排列 1、事由结合时间排列 2、事由结合重要程度排列 3、成套文件可集中排列 （五）、编号 文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容 （五）、编号 1、确定编号项目 数字与字符的组合 包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等 必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号