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档案内容管理模式思考(共5553字) 1研究背景 在当今互联网大数据时代，社会各行业都面临着如何处理日益膨胀信息的困境，作为肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”使命的档案部门同样也面临如何管理纷繁复杂的档案资源的难题。一方面，档案的规模发生了巨大的变化。截止2011年，全国各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，预计到2020年，全国各级国家档案馆馆藏将达到6亿卷多［1］。另一方面，档案的结构发生了巨大的变化。在大数据时代，网络社交媒体、视频、语音、图片等内容丰富、格式多样的电子文件，构成了档案的重要组成部分。这些信息大多数是非结构化的信息，它们在信息系统的组织下被人们赋予一定的形式，形成人们可以理解的内容。传统档案管理方法是用档案信息管理系统存储结构化信息。但是，大量异构信息导致档案信息资源无法有效整合，大量非结构化信息的出现导致档案信息资源无法有效处理，只能以实体形式保存在档案馆的货架上，这给档案管理带来了严峻挑战。在大数据时代，在规模巨大、结构复杂的信息面前，如何高效管理档案，是档案管理者需要思考的问题。而诞生于上世纪90年代中期的内容管理，是破解这一难题的利器。 2内容管理的基本概念 内容管理，即对内容的管理，它指对具有价值的能够进行共享和利用的信息资产进行管理的过程。它萌芽于20世纪90年代中期,伴随着互联网的快速发展而发展。在内容管理的研究领域，较具代表性的有BobBoiko关于内容管理的阐释以及Gartner咨询公司给出的解释。BobBoiko在其《ContentManagementBible》书里对内容的定义是:“内容是包含人类赋予的含义和背景的信息。”对内容管理的定义:“通常来说，内容管理仅被视为对内容的管理，但是有效的内容管理开始于内容生成之时，结束于移交之时。有效地生成内容是为了有效的存储、检索和再利用。内容管理传递商业价值，是组织力量的平衡，是与内容相关的法律法规的组合，是计算机基础架构。”［2］Gartner咨询公司认为内容管理从内涵上应该包括企业内部内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网（Extranet）信息共享内容管理（如CRM和SCM等），Web内容管理是当前的重点，e-business和XML是推动内容管理发展的源动力。［3］Gartner咨询公司主要从实践的角度，以企业为管理对象对内容管理进行了解释；BobBoiko则从概念的本质和关系入手，对内容、内容管理等一系列概念进行了解释和梳理。本文采用BobBoiko的定义。事实上内容管理的内涵就是体现在内容和管理两个核心概念上。一方面，内容的前提就是信息，信息可以是数据库、文本、图片、Web页面、即时通讯、视频、音频等，因此需要用先进的技术对异构信息进行资源整合；另一方面，对内容的管理必须为最终出版物的生成负责。出版物就是内容，内容管理系统是为了确保正确的内容出现在正确的地方，为了实现这一目的，内容管理需要围绕内容所开展的一系列管理流程，包括信息的管理、组织的管理、流程的管理、人员的管理等。因此，内容管理是综合了管理、流程、人与技术的管理体系。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。［4］ 3档案内容管理模式的可行性分析 3.1从档案内容管理的对象出发 档案内容管理模式的管理对象是档案内容，那什么是档案内容？对该对象进行管理是否可以满足档案管理的内在要求呢？因此，需要辨析档案内容管理模式的主体研究对象———档案内容的概念，厘清其本质，才能分析档案内容管理模式的可行性。档案内容的属概念是内容。关于内容，目前有四种解释，包括内容的字面解释、本质理解、哲学理解以及技术理解。从内容的中文字面理解，内容就是物件里面所包容的东西，这个定义提供了一个内容理解的很好的视图：别的东西所包含的东西。除了字面理解的所包容的东西以外，还有一种从本质上面的理解，内容是事物内部所含的实质或意义。如果从哲学层面来理解内容的话，内容指事物内在因素的总和。从技术层面来看，内容可以理解是一个互联网术语，随着互联网的普遍应用，机构中电子文件数量增加，信息流通的加速，像电子邮件、web页面的文字和图片、论坛、即时通讯，甚至是微博、微信等移动互联网信息都涵盖进了“内容”。“内容”就由原来的出版媒体内容，扩大为机构内部全部资料信息的内容。从以上对内容的分析来看，内容理解的范围不断扩大，内容既包括实体上的内容，也包括形式上的内容。从本质上看，内容是有实质意义的信息，从呈现来看，内容必须有一定的形式和载体。套用上述对内容的理解，我们可以对档案内容有更深入的理解。档案并不全是档案内容，当档案上的信息被人抓取并利用时或被赋予可用形式时才成为档案内容。因此，档案内容是具有实质意