第2章秘书的一般能力与特殊能力总结.pptVIP

参考：本题的最佳选择是C。 选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。 选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。 选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？ 选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。 选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。 第二节 秘书的表达能力 一、表达能力的涵义 秘书的语言表达能力是秘书的一项重要能力，也是一种基本功。语言能力反映人的思维能力、社交能力、以及性格、风度。一个人在工作组织会议、参谋献策、撰写文件，上传下达工作指令，接待来访，参加社交活动，发表演讲和个别交谈……都需要语言表达能力。 二、表达能力的作用 案例：业务经理的非难 市场部要求元旦搞促销的报告由秘书于雪送到总经理那里已经有三四天了，但由于马上要召开董事会，总经理根本没时间批复。这天上午市场部的副经理来到于雪的办公室，质问她办事为什么这么拖拉，不赶紧总经理把报告批了。 面对市场部副经理的话，于雪应该如何回答？ 现在于雪有这么几种选择： A、“您没看老总天天在开会吗？他哪有时间！” B、“好，我帮您催催！” C、“我早就把文件送过去了！” D、“我又不是老总我怎么知道？” E、“您要是急您自己去找老总呀！” ?? ?对于以上几种选择，你认为哪种选择比较合适？这个过程中最能突出秘书的哪种特殊能力？ 案 例 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。 曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 秘书良好的注意力有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题，以提高工作效率，帮助秘书充分地利用时间。作为秘书，必须善于控制自己的注意力，有选择地、有目的地去完成那些适时而又紧迫的事情。 第四节 秘书的记忆力 一、什么是记忆 记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。 补充材料 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇认为，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。”? 记忆的作用 1、储存感知的形象和理性的知识 2、储存已经形成的智力和操作技能 3、重现已经发生过的情感 4、积累个人实践过的直接经验 5、巩固学习前人的间接经验 二、秘书记忆力的基本要求 （一）记忆的敏捷性 指记忆的速度特征。秘书工作中有许多时效性很强的工作，如领导临时交办的事项，听取口头汇报时的观点，数字、材料，由于时间条件所限，不容许花太长的时间去记忆，须迅速把它们记住，这就需要记忆有敏捷性。 （二）记忆的精确性 要求秘书能够准确而精细地记住识记对象，使获取的各种信息准确无误，而不能模糊猜测 （三）记忆的持久性 记忆有适时记忆和长时记忆，秘书记忆的持久性对于处理日常工作是极为重要的，有时不允许临时去查资料 三、秘书记忆力的培养 （一）重视秘书记忆力的培养 1、秘