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会议管理制(新)
广州XXXX有限公司
[XX(政)字(2012)第【018】号文]
签发人:
会议管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司各项会议,统一会议管理模式,减少会议数量、缩短会议时间,提
高会议质量,特制定本制度。
第二条 本制度适用于白云分公司。
第二章 职责
第三条 人力行政部负责会议管理,所有重要会议需在公司领导批准后到人力行政部登记备案。
第四条 会务工作主要由人力行政部承办;其他部门主办或召集的会议,人力行政部应予协助。
第五条 除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由人力行政部整理、分发、
立卷、存档。
第三章 会议分类
第六条 公司级会议:主要包括公司月度质询会、公司周工作例会、联欢晚会、全体职工大会等,应分别报请公司总经理批准后,由人力行政部负责组织召开,并做好会议纪要。
第七条 部门工作会议:各部门召开的工作例会,由各部门负责人决定召开并负责组织。
早会:早会以部门或班组为单位,每天早上上班前五分钟在工作场所召开。
第八条 各类培训课程:由公司或部门组织的各类培训和学习课程。
第四章 会议安排
第九条
第十条 例会安排
为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下:
(一)公司月度质询会
为了解各业务单元本月工作开展情况和下月工作计划及工作中出现的疑难问题需由其
它部门配合或公司领导协调解决事宜,公司将于每月上旬组织召开月度质询会。
月度质询会由人力行政部组织,总经理主持,各部门负责人和总经办成员参加。
(二)公司周工作例会
为了解各业务单元本周工作开展情况和下周工作计划及工作中出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜,公司将于每周一14:00组织召开周例会,遇法定假日时间顺延至下周一进行或另行提前通知各部门。
公司周例会由人力行政部组织召开,总经理主持,各部门负责人和总经办成员参加。
每周六之前,总经办对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总,报总经理审阅。
(三)各部门周例会
为总结部门工作,并对下一阶段工作进行布署。各部门应于每周一组织本部门相关成员参加。
部门周例会,由部门自行组织,部门负责人主持。
(四)联欢晚会
为丰富员工文化娱乐活动,公司将根据实际情况,每年举办联欢晚会。晚会主要以文艺节目为主,届时,组织全体员工参加并邀请地方政府、行业领导和合作伙伴出席。
晚会由人力行政部组织实施,各部门协助。
(五)早会
1、早会前首先跳XX舞,每天的XX舞应由参会人员轮流领舞。
2、早会以5-10分钟为宜,主持人就公司或部门推行的理念、政策、制度、等作简要的宣导、传达和交流。同时,检讨前天或上班所出现的问题点,需处理的问题以及员工工作出现的错误进行批评,优秀的作出表扬等,激励和鼓舞士气。
3、早会结束时,应全体拍XX掌声,以结束早会。
(六)其它会议安排
凡涉及多个部门负责人参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议,会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单(详见附件)报人力行政部,由人力行政部进行统一安排,方可召开。
(七)凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需临时安排其它会议,
组织部门应提前2天报总经理审批并报请人力行政部调整会议计划,未经人力行政部调整的,任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。
(八)各部门工作例会必须服从公司的统一安排,各部门小会不得安排在公司例会同期召开,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
(九)会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向总经理请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
第十一条 会议准备:
(一)公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议,应由人力行政部提前做好投影设备连接调试工作;
(二)会议之前,人力行政部须安排专人负责会议会标的制作和设置,并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品;
(三)上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议,公司应准备果品和鲜花;
根据会议规模需使用音响设备的,由人力行政部提前做好音响调试安排;
(四)特别重大会议,人力行政部需安排专人负责各项准备工作,具体包括以下内容:
1、会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者);
2、会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发);
3、会议场所布置;
4、会议服务人员的安排;
5、会议签到;
6、会后事项安排。
7、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
第十二条 其他规定
(一)应明确公司会议的目的,公司会议的目的是解决问题提高效率,因此会议应明确主题
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