外贸业务管系统功能简介.doc

TradeCRM 外贸业务管理系统功能简介 TradeCRM是一套专业的外贸业务管理软件，是一个将工作中既重要又复杂的邮件、传真、客户关系、外贸业务、办公文档、任务和时间等信息和资源有机地关联之后，进行集中、统一和有效管理的平台，是对外贸业务实际操作的总结和提炼。真实地再现了业务中的数据流转顺序和业务处理的逻辑。 通过使用TradeCRM，企业可以将所有的业务数据和单据存储在数据库中，完美实现对重要业务数据和资源的保护和重复利用。强大的打印模板设计工具，可以满足用户自定义多种格式与内容的单证的需求。系统同时提供PDF、WORD、EXCEL、TIF等多种文档输出格式，还可直接通过集成的邮件或传真功能进行发送，最大程度地方便用户在协同模式下工作。 同时方便各个级别的管理者，根据各自的权限，在完成自己的工作的同时，随时查询历史记录，监督并掌握职责范围内的所有业务情况和人员的工作，大大提高、改善工作效率和效益。 TradeCRM外贸业务管理系统可分为十大功能模块，涵盖了业务中各方面的工作： 数据管理 机会管理 业务管理 供应管理 财务处理 进度管理 快递管理 统计分析 审核管理 提醒管理 数据管理 此模块包括公司与分支机构档案管理、员工档案、合同条款管理、样品间与样品档案管理、商品档案管理、客户档案管理、供应商档案管理等功能，归档并管理业务中积累的真实数据。 样品间与样品档案管理 此模块实现样品间与样品信息档案的管理，例如：客户原样、市场收集的样品、工厂来样、船样等等。 商品档案管理 此模块包括对商品分类、海关商品编码、商品档案、销售价格档案、供货价格档案的管理。客户询价、打样、订货的商品都必须先在商品档案里对商品信息进行登记。销售价格档案为销售合同提供数据，供货价格档案则作为采购合同定价的依据。 供应商与客户档案管理 此模块能够完整地记录合作单位的基本情况、所有相关的活动、样品收发记录、传真与邮件的往来、具体联系人的信息等等，为客户关系管理与业务管理提供了坚实的数据基础。 机会管理 与客户的初步接触、客户的订购意向、业务的开始阶段，都可以在TradeCRM中作为“机会”进行管理。此模块包括以下几个功能： 销售机会管理 可以完整记录客户的采购意向，并跟踪记录、确认询盘与对外报价的工作。 询盘记录管理 能够单独管理某个机会中的商品的询盘，并且分析、记录价格的成本结构。 对外报价管理 可以方便地从询盘记录中导入价格，并生成报价单。对于含有配件的套装商品，系统能够同时生成配件的报价列表。此处无需打印，就可以方便地将报价单通过邮件或传真功能直接发给客户。 业务管理 作为外贸业务系统中的核心，此模块能够集成前期工作所产生的数据，方便、准确地生成销售合同。并经由“出货安排”，生成进仓通知、出货通知、托运单等订舱、托运相关单据，以及报关单证、客户议付单证、清关单证等报关、议付工作所需的文档。信用证、核销单等重要单证，在此处也得到全面的跟踪与管理。 销售合同 通过“数据管理”中的销售价格档案，确认合同中的价格。同时，方便地选择储存在数据库中的条款，快速生成合同。还可通过销售合同，直接转入采购合同的安排。此处可以同时选择多个销售合同，一次性完成采购安排的工作。 信用证管理 记录银行信用证的关键信息，便于跟踪管理。 出货安排 全面考虑实际出货时的复杂情况（例如，多份合同下的商品同时出货；一份合同下的商品分批出货；多份合同下的商品分批、部分出货），并按照清晰的逻辑关系进行处理，保证数据不错，不乱。 进仓通知 能够根据出货安排中的数据与供货商信息，同时生成多张指导供货商发货的进仓通知。能够详细记录本次进仓的商品明细、地点和时间安排等内容。 出货通知 能够根据出货安排或进仓通知中的数据，生成指导仓库的出货通知。 托运单 能够根据出货汇总或报关商品汇总的数据，生成委托货代公司订舱的托运单。 报关单证 生成并管理出口报关过程中的所有单证，包括保险单据、产地证、信用证等。此处也可记录报关过程中发生的所有费用，方便统计成本。 议付单证 生成所有收款时所需的单据，并可同时记录佣金的支付情况与各项费用，方便成本核算。 清关单证 此功能适用于客户所需清关单证与议付单证不同的情况。 客户扣款通知 记录除货款外，需要向客户收取的、或替其支付的费用的明细。 核销单管理 方便地记录和管理从外汇管理局领回的核销单的数量与使用情况。通过跟踪，预防核销单未能及时收回、交单与核销的问题，保障企业的利益。 供应管理 此模块管理外贸企业与供货商之间的业务，从购销合同到付款结算。 购销合同 可以通过销售合同直接生成相关的购销合同，方便跟踪与管理。 供货商货款 可以从出货安排中导入数据，根据商品的实际出货