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电子政务系统档案管理问题分析(共15154字)
电子政务系统档案管理问题分析(共15154字)
席卷全球的信息化浪潮,在有力推动档案信息化建设的同时,也给档案工作和档案学研究带来前所未有的新课题。当信息技术把档案管理和提供利用在计算机系统中实现以后,档案形成者和利用者从形式上可以不再与档案机构和档案人员直接打交道,而是面对文档管理系统,档案机构和档案工作者转而居于系统的背后。[1]在这种情况下,档案工作者对档案机构和档案职业前景多少存在某种危机感和轻微的恐惧感。于是,我们选择了将档案管理职能向文件管理领域延伸,以此作为信息时代档案管理职能的新定位,并试图通过流程重组实现对“文件生命周期”(recordslife-cycle)的全程管理和无缝链接,通过前端控制保证“电子文件”的真实性、完整性和长期可读性。由于这种选择直接触动了档案管理和档案学研究的对象与边界,导致档案工作和档案学理论研究中涉及的相关核心概念、基本理论、角色定位和职责范畴都被不同程度地模糊化或扩大化了,因此我们不可避免地要直接面对以下几个关键问题:(1)电子文件与电子档案的概念;(2)档案管理的逻辑起点与管理边界;(3)全程管理与前端控制;(4)电子文件和电子档案的真实性;(5)电子档案的长期可读性;(6)双套制与单套制的选择。本文将从理论与实践的双重视野思考上述问题,并通过后续的努力,将上述问题的思考置于管理流程之中作进一步分析研究。
1电子文件与电子档案的概念区分
在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中,普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案,迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”,将两者统称为“电子文件”而不作细分;在特定的情况下,尤其是在实际工作中,则往往根据需要自行命名与区分,存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念,在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理,并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念,以便在需要时备选和使用,把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。
1.1概念区分的必要性
1.1.1理论研究的需要
统一讨论的焦点,这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上,文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译,我国档案界也尚未统一意见,其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”,但也有学者提出应该翻译为“档案”[2],更有学者提出应该翻译成其他的术语,如“记录”[3]。事实上,records一词应该如何翻译,并不仅仅是文字使用上的差别,而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵,才导致翻译时的混乱。在我国,对于电子环境中的文件和档案,人们普遍称之为称为“电子文件”,其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。[4]这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的,但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”,则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征,不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征;更重要的是,将电子文件与电子档案统称为“电子文件”,在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面,不同的研究者所讲的“电子文件”,可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发,明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵,才能统一学术研究与讨论的焦点,为理论研究和发展打下良好的基础:一方面,这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论,更好地进行国际交流与合作,为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料;另一方面,也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论,明确档案学界的研究对象与研究领域,真正建立起电子档案管理的理论体系。
1.1.2实践工作的需要
明确管理边界,这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案,其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”,那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清,反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发,亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界
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