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管理沟通与书面沟通 1、不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在 9月30日抵达贵处。 2、参考读者的具体要求或指令。 你的订单…… 你定购的真丝服装…… 3、除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈自己的感受。 我们很高兴授予你5000元信用额度。 你的牡丹卡有5000元的信用额度。 4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。 你会很高兴听到你被公司录用的消息。 你通过了公司的全部考核，你被录用了。 5、涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我” 。 我们为所有的员工提供健康保险。 作为公司的一员，你会享受到健康保险。 6、涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意 。 学习你单位的书写公函风格并予以掌握 有一本字典在手，以检查拼写及单词 如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附注 学会用图表來说明问题 学会用积极的动词来加重你的信息 減少用“模糊的词”，如 “很”、“非常”之类的词 保持段落简洁，一段一意 书写时要有时间感，让对方及时答复你 书写完成后，多检查几遍，再发出去 七、应用文的语言特点 庄重 平实 明确 简约 得体 七、应用文的语言特点 1、庄重： 庄严、郑重。 “板起面孔说话” （1）使用书面语言，不用或少用口语、俗语 （2）使用标准语言 （3）忌滥用文学语言 （4）语言实在，言之有物 2、平实： 平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗中取宠。 （1）写作态度要诚实 （2）少做作，勿卖弄 反面的例子： 有位大学生钱花完了，写信却说“囊中羞涩”————父母不知所云。 发请帖，本应说 “敬请光临”，却有人在结尾说，“不得有误”——很不舒服。 辽宁有公路交通管理部门，在路边的警示牌上写道“违章撞死白撞”。 七、应用文的语言特点 3、明确： 明白、确切，不犯语法逻辑错误。 （1）用语慎审周密，分寸恰当 （2）用限制性的词语表示出事物的差别 （3）运用数字明确表述事物 （4）注意前后照应，避免互相矛盾 （5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号 4、简约： 简洁、精当、准确。 （1）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的 （2）运用各种简省的表述方法 （3）认真修改 反面的例子： 应用文的简约也是有度的，不能太简，不能简到让人不能理解的地步。 如: “自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂” 不能把“上海吊车公司”简化成“上吊公司”。 七、应用文的语言特点 5、得体： 要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境 （1）要适合发文者的身份 （2）要适合题旨 （3）要适合对象 （4）要适合语境 找错误? ××剧团负责同志： 为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了××，××两位老师，协助我们********在二位老师的帮助下，经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。此致 敬礼 ????????????????????????????????××二中总务处（公章） ××年××月××日 八、常用公文 常用的几种公文：通知、通报、公告、报告、请示、函、会议纪要。 （一）通知与通报 1、通知涵义： 发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 特点： 1.发布性 2.批示性 3.中转性 4.广泛性 5.告之性 2、通报涵义： 对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的