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学生工作实用文体写作 二〇一〇年十一月 一、短信 总体要求：礼貌正规、简明扼要。 按照接收对象不同，简单分为以下几类： （一）老师、辅导员、嘉宾等 必备要素：（1）称呼；（2）问候；（3）自我介绍；（4）具体内容；（5）结束语，感谢、希望得到指导或再次问候等。 是否添加“收到请回复，谢谢！”视具体情况而定，对此类人群一般不使用此句。 例1 短信提醒张老师查收邮件。 张老师您好，不好意思打扰了！我是校会主席团助理孙骁，“学生代表常任制”通知文件已于今天上午发至您的厦大邮箱，有劳老师请查收！如有纰漏，还望老师不吝赐教，谢谢！ ? 小结： 1、发送邮件后最好以短信通知收信人及时查收； 2、发送邮件的内容是自己写作或统计的文案等，最好添加“如有纰漏，还望老师/学长/学姐不吝赐教，谢谢！”，如果对象是同级同学，可以改为“如有纰漏，还望多多指教，谢谢！”，总之，做到语气恰当，既不无礼也不过分客套。 对此类人群，一般不使用短信进行联系，使用短信多是如例1的情形。 （二）学长、学姐等 必备要素：（1）称呼；（2）问候；（3）自我介绍（对方是熟悉的人时可以省略）；（4）具体内容；（5）结束语，感谢、希望得到指导、回复或再次问候等。 例2 短信通知办公室主任曾超学长参加部长例会。 学长（主任）您好，非常抱歉打扰了！兹定于本周五（19日）20:00于学生活动中心232会议室召开校会部长例会，欢迎您届时参加，收到烦请（有劳）回复，谢谢！ 学长回复：收到，谢谢，辛苦了。 则可以再回复：“不会/学长客气了/晚安”等 ? 小结：在不打扰对方的前提下，短信“起于你终于你”，再正式通知结束后，温馨的回复会令对方对你产生好感。 例3 短信邀请物理与机电工程学院主席于璐学姐参加本周五晚的新生杯辩论赛开幕式并通知本周末的主席例会因半期考暂停一次。 “学姐您好，不好意思打扰了！我是校会主席团助理孙骁。新生杯辩论赛开幕式将于本周五晚7时于主楼群3号大报告厅举行，我们诚邀您届时莅临指导，请问您届时是否能够到场？如蒙拨冗，不胜感激。另，因半期考即将到来，本周末的主席例会暂停一次，感谢贵院对校会工作的支持与帮助。收到烦请回复，谢谢！” 学姐回复后可回复：“祝学姐考试顺利！”“祝学姐周末愉快”等。 （三）同级同事、同学等 要求基本同（二）。 调整心态，以心换心。 二、邮件 格式、措辞介于短信与公文之间。 格式：与书信类似，（1）开头称呼；（2）问候语；（3）正文；（4）结束问候语；（5）落款署名。 措辞：“专业性”方面低于公文，“正式程度”高于短信。 以附件为主要内容的邮件也要加上称呼、问候语、请查收结束语等，切忌发只有附件的“空邮件”。 关于信纸和签名：发正式邮件时要正式、规范。 例4 尊敬的张老师： 您好！ 我是校会主席团助理孙骁，这份文件是我们制作的“学生代表常任制制度”，请您验收！如有纰漏，还望老师不吝赐教，谢谢老师！ 校会主席团助理 孙骁 2010年11月16日 三、公文及其他常用文体 常见公文文体有函、调查报告、总结、“三通”（通告、通报、通知）、“三书”（倡议书、建议书、责任书）、请示、讲话稿、演讲稿等。 公文写作，“有常法而无定法”，掌握一定的基础知识后，需要长时间的练习、应用，才能够得心应手。不同场合、不同情境，对公文的格式、内容要求都有可能不同，也要学会因地制宜、举一反三、触类旁通。学会灵活运用，切勿死板硬套。 通常要求： （1）字体：一级标题，宋体二号（加粗）；二级标题，仿宋_GB2312四号（加粗）；正文，仿宋_GB2312四号（不加粗）。 标题等级较多时还可以：一级标题，黑体二号（不加粗）；二级标题，宋体三号（加粗）；三级标题，仿宋_GB2312四号（加粗）；正文仿宋_GB2312四号（不加粗）。其他视具体情况而定。 （2）标点：注意区分中英文标点，中文中切忌使用英文标点，省略号不可用一串英文句号代替。输入码默认的是：字母为半角，标点为全角。 （3）行距：25磅。操作：全选（Ctrl+A）——右键——段落——行距选择固定值——设置值为25磅。（必须熟习word等常用办公软件的操作） （4）段落：每段开头空两个字的位置（一般为4个空格）等。 （5）居中、右对齐一般情况下不要使用空格一律用对齐。 （6）日期，最正式、普遍的是使用汉字中的数字，注意，数字“〇”（ling）不能用 “0”、“O”或者其他圆圈代替，此外，“零”不如“〇”正式规范，所以一般不要使用“零”。 （7）开头称呼，不论全称还是简称都要准确。简称如“各学院、机构”；要熟记校区各机构和各学院的全称，各机构全称如下： “厦门大学学生会漳州校区分会”， “厦门大学学生社团联合会漳州校区分会”， “厦门大学漳州校区青年志愿者行动指导中心”， “厦门大学漳州校区艺术团”， “厦大青年漳