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公文基本格式综述
常见法定公文的基本格式
一篇完整规范的法定公文,一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码共19个要素组成,但并不是说所有的公文都必须包含上述19个要素。
(一)份号。标注份数序号,目的是便于公文分发、清退、查找、统计和管理,便于掌握公文的去向。并不是所有公文都需要标注份号,但涉密公文一定要标注。如果发文机关认为有必要,也可对不涉密公文标注份号。如果需要标注份号,一般用6位三号黑体(加黑)阿拉伯数字,编虚位(如000111,面不能标注成111,这与下面将要讲到的发文顺序号相反—不编虚位),顶格编排在版心左上角第1行。
(二)秘级和保密期限。涉及国家秘密和企业商业秘密的涉密公文,依据《保密法》的规定,按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”、“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。秘密等级与保密期限中间用黑色“★”分隔号隔开。如果需要标注秘级和保密期限,一般用三号黑体字(加黑),顶格编排在版心左上角第2行。保密期限的数字用阿拉伯数字标注。
在标注秘级和保密期限时要注意的事项:
一是在确定密级和保密期限时防止出现过紧或过松两种倾向。过紧的情况指的是,不该定密的定密,该定低密级的却定了高密级;保密期限该定较短的却定得很长,有的甚至按最长保密期限来设定。过松的情况指的是,该定密的不定密,该定高密级的却定了低密级;保密期限该定较长的却定得很短。
二是密级标注要规范统一,保密期限中的数字只能用阿拉伯数字,而不能用汉字。
(三)紧急程度。是对公文送达和办理时间要求的标志,以确保紧急公文的及时传递与处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文,需要在公文上标注“特急”和“加急”字样,电报分别用“特提”、“特急”、“加急”和“平急”来表示。如果需要标注紧急程度,一般用三号黑体字(加黑),顶格编排在公文首页版心左上角第1行。如需同时标注份号、秘级和保密期限、紧急程度,则按份号、秘级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急程度有时也可以在公文标题中标注,如《关于XXXX的紧急通知》。需要引起注意的是,不要随意标注紧急程度,不急的公文不能标注紧急程度。
(四)发文机关标志。是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页的上半部,字体要规范、庄重、美观、大小适度(一般下级机关的字号应小于上级机关的字号)。企业单位常采用的方式是,发文机关全称或规范化的简称后加“文件”组成,如“中国石油化工股份有限公司巴陵分公司文件”、“中国石化党组文件”。推荐字体为小标宋体。
在联合行文时,主办机关的名称在前,“文件”二字置于发文机关的右侧,上下居中排列。如:
有时联合行文时也可单独用主办机关的名称。
标注发文机关标志时,要注意发文机关标志名称一定要
与发文机关署名或印章相一致。如用“XXXX部”的发文机关
标志,发文机关署名或印章却成了“XXXX部XXX局”或“XXX办公厅”。 (五)发文字号。由机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。如:巴陵石化办〔2010〕120号。机关代字突出发文机关的特点,要求用简称,要准确、规范、精练、无歧义、易识别,并固定使用。发文字号标注在发文机关标志下空2行位置,居中布置。标注签发人的上行文,发文字号移至左边顶格,左空1字。年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示;年份应用全称,用六角括号“〔 〕”括入,而不能用四角号“[ ]”,年份要标全,如〔2013 〕不能标成〔13〕;发文顺序号不编虚位(即1不编为001),也不加“第”字,如第1号。凡是法定公文,必须编写发文字号,联合行文时,只标注主办机关的发文字号。发文字号字体为三号仿宋加黑。
(六)签发人。上行文(请示、报告和向上级部门请示工作的意见)应当标注签发人姓名,主要是体现机关负责人对所签发的公文负责。标注签发人时应注意:一是只标姓名,不标职务。二是联合行文时,应标明所有联署机关签发人即会签人姓名,主办单位签发人姓名置于第1行,其他单位签发人姓名按发文机关顺序从左到右、自上而下依次标注,一般每行排2个签发人姓名,发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。
签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成,平行排列于发文字号的右侧,右空1字。“签发人”字体为3号仿宋加黑,签发人姓名用3号楷体加黑。
签发人签发文件时应注意的事项:上行文要求由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发。主要负责人外出时,可由其授权的其他领导人签发,被授权人事后要向授权的领导汇报。
(七)标题。公文标题应准确、扼要地揭示公文的主要内容,使人一目了然。公文标题标注在红色反线下空2行分一行或多行居中排列。
1.公文标题三要素:
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