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總務處–文書組(A203) 工作項目 工作內容說明 協辦單位配合事項 一、收文/分文 作業 二、發文作業 三、校印用印 作業 四、郵件寄送 1.每日與教育部電子公文入口網 連線接收電子公文，連同當日 收到之紙本公文，依公文內容 編號、登錄及分文，每日下班 前2小時之收文均需分文並送  至各一級單位之單位收發。 1.收到已決行待發之函稿，將公 文繕印、校對、用印、封發或 以電子交換發文傳送。 1.申請蓋用本校印信之文件，需 經校長或依分層負責規定授權 單位主管核可，使得蓋用印信。 2.不辦文稿之文件，應填具「用 印申請書」，核可後由文書組 用印。 1.投遞全校公務寄件郵件。 1.各單位收發人員如發現公文分文有誤或認為非屬於其職掌範圍，經單位主管核閱後，應即時退回總務處文書組改分；退文改分，受移單位如有疑問，由主任秘書裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。 1.各承辦人之發文函(稿)，請於各該主管簽核後即可上傳，俟秘書室退文時，文書組即可作業發文。有時效性之發文，承辦人應預留會辦簽核時間，如在時效最後截止前一日仍未簽核者，請通知文書組，以免延誤發文時效。 1.大宗郵件請提早送文書組處理。 2.10件以上之掛號郵件，請填寫寄件名冊2份。 3.2000元以上及經常性之大宗郵件，請自備郵，由承辦人辦理核銷。 總務處–出納組(A224) 工作項目 工作內容說明 協辦單位配合事項 一、保管作業 二、金融機關 業務作業 三、收支作業 四、零用金管 理作業 五、報表管理 作業 1.保管現金，有價證券及一切款項收 支事項、保管票據託收存並製給收據。 1.與金融機關業務往來之存、提、匯 款、轉帳、薪資轉帳等各項業務。 2.金融機關往來之設立、變更與註銷 之業務。 1.收取各單位繳交現金、支票或各機 關存入補助款。　 2.各項支出依據會計室支出傳票、簽 開支票、用印核准後，轉發教職員 工學生或廠商。 1.依德明財經科技大學零用金管理辦 法施行。 1.現金及銀行日月報表之編製與呈核 2.銀行存款調節表之編製與呈核 1.領款或洽辦其它業務請於4:30前辦理，4:30後為結帳時間。 2.每月開票約4次，5日、13~14日、20日、月底。 3.零用金管理辦法請參考德明總務處出納組規章。 總務處 –採購組(A205) 工作項目 工作內容說明 協辦單位配合事項 一、採購業務 規劃 二、工程發包 三、執行單位 預算 1.採購相關業務之規劃、協調、整合、 督導、管控及執行主管交辦之事項。 2.協助辦理校舍新建工程，甄選建築 師及營造工程之發包、建築物 及水 電等修繕工程之發包、各項設備儀 器維護合約之簽訂等。 1.執行年度整體發展獎助經費重要儀 器設備之採購包括：招標比價、議 價、簽訂合約及請款事宜。 2.各項發展重點特色專案申請補助款 採購之執行，包括：招標比價、議 價、簽訂合約及請款事宜。 3.執行各單位國科會設備及編列之年 度各項物品採購預算，包括各項儀 器設備、耗材、贈品、工程等之年 度統購及零星採買。 1.敬請各單位於採購物品或工程時，應將送貨時間或施工期間列入考慮，並事先完成整體電源〈網路〉規劃，避免有所遺漏致無法運作。 1.如為緊急採購，請購單位應主動了解流程動向，才不致耽誤時效！ 　 總務處 –營繕事務組(A111) 工作項目 工作內容說明 協辦單位配合事項 一、校園安全 管理 二、環境衛生 維護 三、儀器設備 保修 四、房舍建物 整修 五、集會場地 管理 六、餐廳福利 社委託經 營 七、油印室業 務 1.機電工程處理及修繕維護工作 2.整修工程處理及督導驗收。 3.新、舊建築物校舍修繕工程及助 安全督導管理。 4.美化校園及校區平面及地下室停 車場管理。 5.校園安全硬體設備整建、維護及 保全人員管理。 6.物品庫房管理。 7.公務車輛管理及維修保養執行。 8.校慶、畢業典禮、新春團拜、 中元普渡、訪視、視導等活動， 預算編列及執行。 9.餐廳、福利社委外經營管理、 招商訂立合約等事宜。 10.全校環境整潔維護，資源回收及垃 圾點之整理及清運管理。 1.