某保險公司公文管理办法.docVIP

***发〔2010〕61号 ***********保险公司 关于印发《公文处理办法》的通知 公司各部室、营业总部、各分公司（筹）： 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，现将《***********保险公司公文处理办法》印发你们，请遵照执行。 特此通知 二○一○年九月三日 ***********保险公司公文处理办法 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公司公文处理的质量和效率，充分发挥公文在公司管理中的重要作用，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》，结合公司的实际，制定本办法。 一、公文种类 公司常用的公文主要有以下10种： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （五）请示 适用于向上级机关请求指示，批准。 （六）批复 适用于答复下级单位的请示事项。 （七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （九）函 适用于不相隶属机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 二、公文格式 （一）公司常用公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日期等部分组成。 1. 发文单位标识应使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。 2. 发文字号应包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 3. 上行文应注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。 4. 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5. 主送机关应当使用全称或标准简称、统称。 6. 公文如有附件，应注明附件顺序和名称。 7. 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的外，应加盖印章，联合上报的公文，由办文单位加盖印章，联合下发的文件，发文单位应加盖印章。 8. 成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文的以最后签发单位负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。 9. 公文如有附注需要说明的其它事项，应当加括号标注。 10. 抄送机关应使用全称或规范简称。 11. 文字从左至右横写、横排。 （二）公文中各组成部分的标识规定，按《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 （三）公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。 （四）党委公文用纸等按相关规定办理。 三、行文规则 （一）行文应确有必要，注重效用。 （二）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时报送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。 （三） 除上级机关（单位）负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级机关（单位）负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 四、发文办理 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟 1. 符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2. 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3. 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4. 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 5. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 6. 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 7. 应当使用国家法定计量单位。 8. 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （二）审核 公文送公司领导签发前，所有公文均应由公文起草单位负责人签署意见后送办公室审核。办公室审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定，是否填写发文稿签，该会签的是否