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某某集团公司公文处理规定 3 .1 总则 公司及各分公司、部门所制定的公文，是传达贯彻国家的方针、政策和公司的经营方针、经营策略，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，是保证政令畅通的有效方法。必须认真做好公文处理工作。 各分公司、部门应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司公文统一由公司办公室收发、分办、用印和归档。 各分公司、部门的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保公司机密不外泄。 3.2 常用公文种类： ①请示：下级请上级指示和批准的，用“请示”。 ②报告：下级向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。 ③指示：上级对下级布置工作、阐明工作活动的指示原则，用“指示”。 ④通告：公司对员工公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 ⑤批复：上级对下级请示的事项进行答复，用“批复”。 ⑥通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 ⑦通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。 ⑧决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论，通过要求贯彻执行的事项，用“决议”。 ⑨函：平行或不相隶属的单位之间互相商洽工作，用“函”。 ⑩会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 3.3 行文格式 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位名称、印章、发文日期、抄送（抄报）单位，还要有发文字号、主题词等。 ①文件标题包括事由、公文种类等部分； ②公文字号包括机关代号、年号、顺序号三个部分； ③向上级请示的公文，一般只写一个主送单位。如需上报另一个上级，可用抄报的形式； ④发文时间以领导签发的时间为准； ⑤发文单位一般用全称或规范化简称； ⑥文字一律从左到右，横写横排。 公文纸一般用16K纸或A4纸，在左侧装订。 对外行文一般以公司的名义。对公司内部行文可用公司名义，也可用部门名义行文。 一般情况下，不得越级行文。特殊情况需越级行文的，应同时抄报其直接上级。 向上级行文一般应一事一文，主送一个单位。不要同时抄送下级单位。向下级的重要行文，可抄报其直接上级。 公司行文一般只发给各分公司、公司各部门。 发文应根据需要确定发送单位，不得滥发。 3.4 公文处理程序 3.4.1　收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 ①登记：一般来文，由办公室统一进行登记。登记内容包括来文单位（机关）、标题、文号、来文时间、缓急程度等。 ②分办、拟办：根据来文内容，由办公室将来文分别处理。属业务部门的，一般在登记后，由办公室直接送业务部门处理。需办理的，由办公室主任拟办，并呈有关领导批示，再转有关部门办理。 ③催办：对经领导批示的需有关部门办理的，办公室应认真、及时地进行督促、催办，以防积压或漏办。 ④公司领导参加上级会议带回的重要文件，在传达后由办公室归档。 3.4.2　发文处理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、打印、誊印、校对、监印、分发、归档等程序。 ①草拟的公文应符合国家法规和政策，事实确切，观点明确。文字表达精炼，条理清楚，层次分明，表达意思完整，标点符号使用正确； ②数字的写法。正文中除发文编号、统计表、计划表、序号、专用术语、百分比必须使用阿拉伯数字外，一律使用中文； ③引用文件名称要完整，不要滥用简称； ④草拟的文稿在送领导签发前，应由起草文件的主管部门负责人进行审核后，送行政人事部核稿。人事任免文件由总经理核稿。核稿的主要任务是审核文稿所表达的内容是否与国家现行法律、法规和政策相抵触，是否符合公司章程，是否符合行文程序，文字表达是否完整等； ⑤公司一般文件由总经理签发，人事任免文件由董事长签发。有关业务方面的一般文件，由公司分管领导签发； ⑥经领导签发后的文件，除文字有错可作更正外，原则上不得再作修改； ⑦公文签发后，由办公室安排人员打印、校对、誊印、盖章、装订，进行登记、分发，并留一份存档； ⑧公文校对以原稿为准，非承办人员不得擅自改动原文。校对未发现的差错由校对人员负责。文件经校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。 ⑨公文办理完毕后，要及时送交有关人员进行整理、归档。 3.5 文件管理 各部门、分公司要指定专人负责文件的处理和管理工作，严格按公司档案管理制度进行管理。 已形成的文书、会议记录、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须收集齐全，由办公室归档，任何人不得自行留存应归档的文件。 无保存价值和存查必要的文件，由文件保管人员鉴别、登记，经公司分管领导同意后集中统一销毁。 3.6 为加快公文传递速