2011-02文件控制程序.docVIP

1．目的 对构成本站管理体系的文件编制、审核、批准、发放、更改、作废等环节进行控制，以确保对管理体系有效运行有影响的各相关场所使用的现行文件为有效版本，并及时撤出失效的文件，以防止误用。 2．范围 适用于本站管理体系文件和资料的控制，包括外来文件、监测方法、技术规范和标准等的控制。 3．职责 3.1 办公室是本站所有文件的综合管理部门。 3.2站长：负责质量手册、程序文件、各科室和岗位职责的批准和发布。 3.3技术负责人：负责对质量手册、程序文件的审核，组织贯彻环境监测的法律、法规、标准和技术规范；负责作业指导书和记录表格的批准和发布工作。 3.4质量负责人：负责组织质量手册、程序文件的编制和修改，并对管理体系文件的现行有效性负责。 3.5各部门：负责本部门作业指导书、记录格式的编制、审核、具体实行。 3.6文件管理员负责对各类文件的收集、标识、发放、登记、存档、销毁等各项管理和控制。 4．文件和资料的分类 4.1 按文件结构层次分类 ⑴第一层次文件——管理手册：是阐明本站质量方针、描述管理体系的规范性文件，是本站建立和运行管理体系的纲领； ⑵第二层次文件——程序文件：是对开展各项质量活动、达到质量控制目的和要求的方法和步骤的规定，是管理手册的支持性文件； ⑶第三层次文件——作业指导书：是规范本站各项具体技术运作的指令性文件，以保证技术运作的标准化和规范化； ⑷第四层次文件——记录（表格、报告）：记录包括质量记录和技术记录，是分别记载本站开展各项质量活动、技术活动的表格、图例、报告及其它形式的记录，是本站质量活动和技术运作的证实依据。 4.2 按文件来源分类 ⑴内部文件：本站编制并正式发布的各类体系文件。 ⑵外来文件：适用于本站监测工作的法律、法规、标准、规范和规范性文件等。 4.3 按文件管理要求分类可分为受控文件和非受控文件。 5．程序 5.1文件的编制、审核、批准和发布 5.1.1文件编写部门或编写人负责识别本部门与质量有关的过程及过程的相互作用，提出文件编写需求、负责编写，按下表履行相应的文件编制过程： 序号 文件类型 编写部门 审核人 批准和发布人 1 质量手册、程序文件 质量负责人组织编写 技术负责人 站长 2 作业指导书 各部门 部门负责人 技术负责人 3 记录(表格) 各部门 部门负责人 技术负责人 4 外部文件 文件管理员(识别) 部门负责人 技术负责人 5.1.2在编写体系文件过程中，应组织有关文件执行部门人员讨论文件内容，并根据讨论意见修改文件，以保证文件的适宜性和有效性。 5.1.3在现有体系文件基础上，需新增文件（如作业指导书、记录表格等），由相关部门提出申请后按5.1.1要求进行编制、审核、批准和发布，并及时填写《新增文件审批表》。 5.2 文件的标识 管理体系文件编号规定： ⑴管理手册的编号： WZHJ/QM-□□-□□□□，其中WZHJ为吴中区环境监测站代号，QM为质量手册代号，□为版本号，□□为从01开始的流水号，□□□□为年代号。 ⑵程序文件的编号： WZHJ/QSP/□-□□-□□□□，其中WZHJ为吴中区环境监测站代号，QSP为程序文件代号，□为版本号，□□为从01开始的流水号，□□□□为年代号。 ⑶作业指导书的编号：WZHJ/QTD-□□-□□□，其中WZHJ为吴中区环境监测站代号，QTD为作业指导书代号，□□为该作业指导书支持的程序文件流水号，□□□为从01开始的版本流水号。 ⑷记录表格的编号为QRD-□□□-□□，其中□□□为从001开始的流水号，□□从01开始的版本号。 ⑸外来受控文件（标准、规范）进行清单式受控管理，由技术负责人审批，并对标准、规范及时更新。 ⑹外来文件采用原编号进行登记。必要时在一定的范围以文件传阅单的形式签名传阅。 5.2.2经过审核、批准的文件，由站文件管理员统一管理。 5.2.3站文件管理员在文件上加以标识，以“受控文件”章和分发号对第一、二、三层次文件予以标识，对第四层次文件以文件编号和文件格式实施清单式管理。 5.3 文件的发放 5.3.1 技术负责人指定受控文件的发放范围，文件管理员填写《文件发放范围申请表》，技术负责人批准。 5.3.2文件管理员负责按规定范围向各部门/人员发放文件，并填写《文件发放（回收）登记表》。 5.3.3第四层文件的空白记录表格可由文件管理员统一复印、发放使用。 5.3.4对于发放到使用场所的体系文件，应妥善保存，防止丢失、污损和误用，且便于相关人员查阅。 5.3.4不得随意借用其他人的文件复印，有需要时应填写《文件领用申请表》，经本部门领导审核、技术负责人批准后，由文件管理员办理领用、发放手续。 5.3.5当受控文件使用人的文件破损严重、影响使用时，应申请办理更换手续，填写《文件领用申请表》，经