费用报销单据填写及粘贴规范讲述.ppt

前厅部月度分析Monthly Business Analysis Meeting 2013年8月 August.2013 费用报销单据填写及粘贴规范 财务部 2016.06.12 目 录 一、财务部岗位设置 财务部的工作是整个酒店经营过程中数据的分类统计，其主要职责是负责酒店经营成果的核算、服务和引导经营部门进行内部管理和控制。根据酒店经营状况编制整个年度目标计划、资金预算，经营成果决算，结合酒店经营管理模式制定财务部工作岗位职责。 财务部的人员编制设置由财务经理、总账会计、收入会计、成本会计、总出纳、审计、采购、库管组成的管理团队，在费用报销流程方面，实行总经理签批一支笔，财务经理责任制。 ? 二、财务部与各部门的关联 酒店财务部负责酒店日常经营的资金管理、收支现金流量的控制，经营成果的核算、在经营过程中都会与各部门有着不可分离的关系。其中包括：市场销售部、客房部、前厅部、西餐厅、工程部、防损部、人力资源、总经办、八个部门。所有部门的工作都围绕着一个目标——业绩成效。而完成业绩成效不是靠哪一个部门能完成的，是通过所有部门有机的结合在一起，发挥其职能作用保障正常运营来实现的。 例如：市场销售部要达到最佳业绩，既要发挥专业队伍的优势，把客人引进来，同时还需要各部门在接待服务过程中相互支持、配合和协调，财务部在团队和协议单位离店时的结账处理，往来协议签约挂账的核对等，都充分体现出酒店整体服务的效应。 ? 二、财务部与各部门的关联 1、往来款项的清算与核对 2、 营业额记账和发票的提供 3、物料用品的订制和供应 4、食材、酒水的采购供应 5、水电、能源消耗的计费 6、租金和停车费的收取 7、员工工资、福利的发放 先审批后 支出原则 谁批准谁负责原则 手续完整 原则 即时清结 原则 M1 M2 M4 M3 三、费用报销的四大原则 财务审核票据应遵循的原则 1、审核各项金额是否与所附原始票据一致 。 2、审核各项费用发生是否合理，是否在公司规定范围内。 3、审核签批手续是否齐全。 以上若有一项不符合规定，财务有权将 票据退还报销人，要 求其重新填写；财务有权拒绝报销任何不真实的原始单据， 拒绝不合理、不合格、不合法的报销凭证。 让我们来看看四大原则是什么意思 凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用不得支出。 谁审批谁负责原则 审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用支出负责任。 即时清结原则 凡借用公款者，前帐不清、后款不借。 手续完整原则 报销必须有经办人、规定各级审核人及审批人的亲笔签名，财务不得受理手续不全的报销单据。 四、正确选择并填写报销凭证 1、《会计法》规定，对于不真实、不合法的原始凭证，财务人员有权不予以受理；对于弄虚作假，严重违法的原始凭证，财务人员在不予受理的同时，应当予以扣留，并及时向领导报告，请求查明原因，追究当事人责任；对记载不准确、不完整的原始凭证财务人员有权退回，要求重新补齐。 2、费用报销单据必须使用蓝、黑钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。字迹工整、不得涂改，填写大小金额的报销凭证，大小金额必须一致，相关内容需填写完整。 3、原则上，报销必须提供正规发票，对于确实没有正规发票的，可以用其他同类型发票代替，但仅限于固定标准的费用，其他无标准的费用和原材料采购不可以用其他发票代替，以防止滥报。 4、各类发票抬头必须和报销单位一致，否则不能报销，原始凭证不得涂改。 四、正确选择并填写报销凭证(图例） 注：适用于以个人为单位报销员工个人费用及非直接支付给第三方的行政办公费用等。 四、正确选择并填写报销凭证(图例） 注：适用于由公司向第三方的直接付款或预付款。 五、票据报销粘贴原则 1、在实际工作中原始凭证种类繁多，为便于装订和保管。 2、票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准。 3、粘贴的单据要求正面朝上，便于审核与日后查阅。 4、纸张大小，票据金额相同的贴在一起。 5、大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不均。 ? 六、报销票据粘贴方法（步骤一：整理票据） 1、附件固定不能使用书钉等金属性易锈蚀的物品。 六、报销票据粘贴方法（步骤一：整理票据） 2、对票据进行修剪。将有些长度超过报销封面的票据的多余 部分减掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整性。 六、报销票据粘贴方法（步骤一：整理票据） 3、修剪后的票据。 六、报销票据粘贴方法（步骤一：整理票据） 4、过宽过长的附件，应进行纵向横向的折叠。 六、报销票据粘贴方法（步骤一：整